Рекомендации по заполнению формы Уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (утв

Рекомендации по заполнению формы Уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (утв. Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций 29 января 2016 г.)

1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях разъяснения порядка заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее — Уведомление).

2. Оформление Уведомления рекомендуется производить на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных (далее — Оператор), по форме, определенной Приложением № 2 к Административному регламенту Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — Роскомнадзор) по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных», утвержденному приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. № 346), и направлять в территориальный орган Роскомнадзора (далее — ТУ Роскомнадзора) по месту регистрации Оператора в налоговом органе.

Электронная форма Уведомления и порядок ее заполнения размещены на «Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), а также на Портале персональных данных Роскомнадзора (www.pd.rkn.gov.ru).

3. Уведомление направляется в ТУ Роскомнадзора в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом.

4. Под полем «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес Оператора» понимается:

4.1. Для юридических лиц (Операторов):

полное наименование с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

наименование филиала(ов) (представительства(в)) юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;*(1)

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.2. Для физических лиц:

фамилия, имя, отчество физического лица (Оператора);

данные документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего документ;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.3. Для государственных, муниципальных органов (Операторов):

полное и сокращенное наименование государственного, муниципального органа;

наименование территориального(ых) органа(ов), осуществляющего(их) обработку персональных данных;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

При указании наименования (фамилии, имени, отчества), адреса Оператора, а также направления деятельности рекомендуется использовать также ссылки на код(ы) классификаторов (ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКОП, ОКФС).

5. Поле «Цель обработки персональных данных» отражает цели обработки персональных данных (а также их соответствие полномочиям Оператора).*(5)

6. В поле «Категории персональных данных» рекомендуется учитывать все категории персональных данных, подлежащих обработке Оператором:

6.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных).

6.2. Специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни).

6.3. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются Оператором для установления личности субъекта персональных данных).

7. В поле «Категории субъектов, персональные данные, которых обрабатываются» предлагается указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются (например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (Оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик и др.) (субъекты), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (Оператором) и др.).

8. В поле «Правовое основание обработки персональных данных» могут быть указаны правовые основания, которые соответствуют полномочиям Оператора, отраженных в уставных документах, Федеральных законах и принятых на их основе нормативных правовых актов в части, касающейся компетенции Оператора, закрепляющий основание и порядок обработки Оператором персональных данных*(6)

(номер, дата выдачи и наименование лицензии на осуществляемый вид деятельности, с указанием лицензионных условий, закрепляющих запрет на передачу персональных данных третьим лицам без согласия в письменной форме субъекта персональных данных).*(7)

9. Поле «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных» предусматривает действия, совершаемые Оператором с персональными данными, а также описание используемых Оператором способов обработки персональных данных:

— неавтоматизированная обработка персональных данных;

— исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

— смешанная обработка персональных данных.*(8)

10. Поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», предполагает:

а) описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

б) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

в) организационные и технические меры, применяемые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных.

При использовании Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств, признаются следующие сведения:

а) наименование используемых криптографических средств;

б) класс средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Представление данной информации рекомендуется на основании приказа ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

11. В поле «Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных» рекомендуется относить сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки с указанием перечня иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных.

12. В поле «Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации (далее — База данных)» указываются:

— страна (страны) размещения базы данных;

— конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных.

Детальная градация сведений, которые могут быть включены по Базе данных, приведена на Портале персональных данных в электронной форме Уведомления.

13. В поле «Сведения об обеспечении безопасности персональных данных» рекомендуется указывать сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

14. Поле «Дата начала обработки персональных данных» предусматривает конкретную дату (число, месяц, год) начала любого действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (как правило, это дата начала осуществление Оператором деятельности, закрепленной в уставных документах).

15. В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» рекомендуется отражать конкретную дату (число, месяц, год) или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

*(1) Для юридических лиц с филиальной структурой рекомендуется указывать список субъектов Российской Федерации (с указанием кода субъекта — согласно Приложению № 2 «Коды субъектов РФ и иных территорий», утвержденному Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронном виде», на территории которых находятся филиалы (представительства) юридического лица и (или) где оператором производится обработка персональных данных. Направление Уведомления производится юридическим лицом в соответствующее территориальное управление Роскомнадзора по месту своего нахождения с указанием всех имеющихся филиалов (представительств).

*(2) Под адресом понимается место нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес юридического лица, контактная информация.

Организациям, учреждениям, имеющим филиалы (представительства), рекомендуется отражать юридический и почтовый адреса (как юридического лица, так и его филиалов и представительств), где осуществляется непосредственная обработка персональных данных (все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных). При этом рекомендуется обратить внимание — обработка персональных данных осуществляется только юридическим лицом (формирование центральной информационной системы) и (или) филиалами (представительствами).

*(3) Под адресом понимается место нахождения физического лица в соответствии со свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе, почтовый адрес физического лица, контактная информация.

*(4) Под адресом понимается место нахождения государственного, муниципального органа в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес государственного, муниципального органа, контактная информация.

*(5) «Целью обработки персональных данных» в данном случае являются как цели, указанные в учредительных документах Оператора, так и цели, фактически осуществляемой Оператором деятельности по обработке персональных данных.

*(6) Признаются не только соответствующие статьи Федерального закона «О персональных данных», но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных (например: ст. ст. 85 — 90 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 85.1 Воздушного кодекса Российской Федерации, ст. 12 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и др.).

*(7) Номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), допускается при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий.

*(8) При автоматизированной обработке персональных данных либо смешанной обработке желательно указать, передается ли полученная в ходе обработки персональных данных информация по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица) либо информация передается с использованием сети общего пользования Интернет либо без передачи полученной информации.

Обзор документа

Даны рекомендации по составлению уведомления об обработке персональных данных (о намерении ее выполнять).

Его необходимо оформлять на бланке оператора и направлять в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.

Электронная форма уведомления размещена на www.gosuslugi.ru и на www.pd.rkn.gov.ru.

Разъяснены особенности заполнения отдельных полей уведомления.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник:
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71219780/

Разъяснения по вопросам уведомления об обработке персональных данных

Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?

Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).

С пассивностью операторов в этом вопросе государство, в лице уполномоченного органа (Роскомнадзора), борется регулярными мерами – проводится выборочная рассылка официальных запросов. Многие юридические лица уже столкнулись с такими запросами. Это запросы уполномоченного органа по поводу подачи уведомления об обработке персональных данных.
Здесь важно учесть, что запрос Роскомнадзора — это официальное обращение государственного органа, игнорирование которого, так же как и некорректный ответ, может повлечь административную ответственность.

Возможны две ситуации:

  1. вы ничего не знаете о персональных данных (или что-то слышали, но не заинтересовались), и вам пришел запрос уполномоченного органа;
  2. вы сознательно решили выполнить требования законодательства о персональных данных и подали уведомление.

Для начала рассмотрим первую ситуацию. Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.

В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней.

Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. в соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность.

Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ. Притом как положительный, так и отрицательный.

Многие организации подают уведомление, не разобравшись в законе, и тем самым подставляют себя под удар, потому что часто в «быстрых» уведомлениях содержатся ошибки или неполные данные.

Следует обратить внимание на то, все ли пункты уведомления заполнены. Статья 19.7 КоАП РФ предусматривает ответственность и за подачу уведомления в неполном объеме.
В свою очередь, скоропостижный отказ в подаче уведомления, также может содержать множество ошибок. Так, некоторые организации, обрабатывающие данные не только своих работников (например, учебные либо лечебные учреждения), в своем ответе ссылаются только на пункт 1 часть 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».
Чтобы избежать этих ошибок, мы советуем, получив запрос, не торопиться. У вас есть 30 дней на ответ. Прежде всего, найдите непосредственную форму уведомления — она находится на сайте Роскомнадзора. Изучив форму, вы поймете, что заполнение уведомления — это серьезная работа, и если раньше вы ничего не делали в отношении регламентации обработки и защиты персональных данных, то теперь придется заняться этим вплотную.

Прежде всего необходимо выполнить самообследование. Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления. В нем четко видно, что необходимо определить:

  • категории персональных данных,
  • категории субъектов персональных данных,
  • цель обработки персональных данных,
  • правовое основание обработки персональных данных,
  • перечень действий с персональными данными,
  • описание способов обработки,
  • осуществление трансграничной передачи персональных данных,
  • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»,
  • ответственный за организацию обработки персональных данных,
  • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.
Читайте также  Медсправка в ГИБДД для замены и получения водительских прав

В качестве помощника в затруднительных ситуациях можно использовать «Рекомендации по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных» утвержденных приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. Эти рекомендации содержат то, что хочет от вас видеть Роскомнадзор в уведомлении.
Если вам удалось провести полноценное обследование, и вы выявили самое главное — цели обработки персональных данных, то дальше следует обратиться к части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». В ней содержатся основания обработки персональных данных БЕЗ уведомления уполномоченного органа. Если у вас есть хотя бы один случай обработки персональных данных, не подпадающий под эти основания, вы обязаны подать уведомление.

Дальше необходимо заняться выполнением требований законодательства о персональных данных как в сфере организации и регламентации обработки персональных данных, так и в сфере их технической защиты.

Важно понимать — наличие оснований для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа не освобождает вас от обязанности по выполнению всех требований законодательства о персональных данных!

Если вы решили ответить на запрос подачей уведомления, сроки выполнения будут крайне сжаты. Все основные мероприятия вполне можно выполнить в течение месяца (все зависит от размера предприятия/учреждения), однако могут возникнуть проблемы с задержкой доставки средств защиты информации. Чтобы уложиться в отведенные для ответа на запрос сроки — в поле «описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19» некоторые операторы временно указывают общие фразы типа: «обеспечена техническая защита персональных данных», а впоследствии, когда завершают процесс защиты, вносят изменения в ранее поданное уведомление через сайт Роскомнадзора. Конечно, такая мера может вызвать проблемы и нарекания контролирующих органов, но «это лучше чем ничего».

Если вы решили, что не должны подавать уведомление, то вам необходимо подготовить ответ на запрос Роскомнадзора. В нем вы должны указать основания для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа, сославшись на пункты части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». Многие операторы не должны подавать уведомление, но эта позиция должна быть четко основана на законе.

И опять повторим главное: Если вы решили не подавать уведомление, то вы все равно должны выполнить все требования закона и защитить персональные данные.
Если вы решили подать уведомление, то здесь мы плавно переходим ко второй ситуации. Чтобы упростить себе жизнь с придумыванием формулировок, мы советуем вам заглянуть в реестр операторов на сайте Роскомнадзора. В нем вы найдете все уведомления, которые подавали операторы. Конечно, у всех операторов ситуация своя, но вы сможете увидеть в них общие тенденции и что-то перенести себе. Можно даже найти подобного оператора (например, если вы учебное заведение, поищите в реестре себе подобных). Заполняя уведомление, обратитесь к «Рекомендациям по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных», утвержденным приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. В них приведены довольно доступные и понятные примеры, но некоторые разделы уведомления все равно оставляют массу вопросов у операторов.

Большинство вопросов связано со следующими пунктами:

  • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»;
  • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.

Чтобы заполнить информацию по первому пункту, вам необходимо выписать меры, которые оператор должен предпринять в соответствии с данными статьями. Смотрим статью 18.1. Исходя из ее требований, можно понять, что мы должны выполнить следующие действия (данные рекомендации — исключительно мнение авторов и не закреплены действующим законодательством, однако, уведомления, поданные с данными формулировками по рекомендации авторов, нареканий со стороны контролирующих органов не вызывали):

  • назначить ответственного за организацию обработки;
  • издать политику оператора в отношении обработки персональных данных;
  • издать локальный акт, один или несколько, котором описываются процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ;
  • и так далее.

В свою очередь в уведомлении в данном пункте мы пишем: назначен ответственный за организацию обработки (некоторые пишут номер приказа), издана политика оператора в отношении обработки персональных данных; издан локальный акт, описывающий процедуры. И так далее.

С 19 статьей делаем то же самое.

Что касается второго пункта, в него необходимо включать те меры и действия, которые вы предприняли, выполняя Постановления Правительства РФ в сфере персональных данных:

  • Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 15 cентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
  • Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Для примера возьмем постановление 1119. Если вы установили, что у вас 4 уровень защищенности, вы должны выполнить требования пункта 13 Постановления. В итоге, в уведомлении вам следует писать, например: Руководителем утвержден перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей. И так далее по другим мерам и другим Постановлениям Правительства в сфере персональных данных.

Если у вас возникли трудности с указанием даты начала обработки и сроком или условием прекращения обработки, то чаще всего пишут дату регистрации предприятия, и условие — прекращение деятельности. Но, конечно, существует еще множество различных вариантов для этих двух пунктов!

Отправив электронную форму уведомления, вы должны не забыть распечатать его, подписать у руководителя и отправить по почте! Ваше уведомление не будет добавлено в реестр операторов, пока в Роскомнадзор не придет его печатный экземпляр!

Через две-три недели мы советуем проверить, добавлено ли ваше уведомление в реестр. Это довольно легко сделать на сайте Роскомнадзора.

Напомним — Вы не просто должны подать уведомление, вы должны выполнить все, что в нем написано!

Удачной Вам работы в сфере обработки и защиты персональных данных!

Источник:
http://centr.expert/mnenie/uvedomlenie-operatora-ob-obrabotke-personalnih-dannih

Как подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?

Правила защиты в сфере обработки персональных данных ужесточаются с каждым годом.

Растут и суммы штрафов, которые придется выплачивать юридическим или физическим лицам в случае нарушения законов о персональных данных (ПД).

За исполнением законов в сфере связи, информационных и коммуникационных технологий следит федеральный орган исполнительной связи Роскомнадзор (РКН).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Уведомление об обработке ПД – это документ, который подается в Роскомнадзор и на основании которого юридическое или физическое лицо включается в Реестр операторов, осуществляющих обработку ПД.

Уведомляющий документ подается организацией/предприятием/индивидуальным предпринимателем, подпадающим под определение “оператор ПД” перед началом обработки конфиденциальной информации (Статья 22 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Кем заполняется и кто подает?

Прежде чем отправить в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных, лицу следует разобраться, является ли оно оператором ПД.

Законом предусмотрен ряд исключений, когда уведомлять надзорный орган нет необходимости. Уведомление может быть составлено в форме электронного или бумажного документа. За составление документа отвечает лицо, уполномоченное осуществлять операции в сфере ПД в данной организации (п. 1-4 ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Это может быть сотрудник юридического отдела, отдела кадров или любой представитель администрации.

Если документ составляется в бумажной форме, подавать его можно как письмо, отправив по почте. Альтернативным способом подачи является электронное заполнение на сайте Роскомнадзора.

Заполненную на портале форму придется распечатать и так же отправить по почте, тем самым подтвердив сведения, поданные через онлайн-ресурс.

В обоих случаях бумажный носитель заверяется печатью, подписями генерального директора и уполномоченного за обработку ПД лица. Направлять уведомляющий документ следует в управление по тому субъекту Российской Федерации, где зарегистрировано лицо.

Сроки подачи

Законодательство не устанавливает сроки, в рамках которых компания должна уведомить Роскомнадзор. Однако буквой закона установлено, что проинформировать федеральный орган следует до начала проведения операций с персональными сведениями. А именно после госрегистрации юридического лица или ИП.

В случаях, когда компания приняла решение подать уведомление “с опозданием”, указать датой начала работы с ПД лучше дату регистрации учреждения.

Последствия неуведомления

РКН регулярно проводит проверки оператор ПД и даже лиц, которые под определение не подпадают. В случае, если объект имеет право не уведомлять Роскомнадзор, необходимо быть готовым аргументированно доказать, что в данном случае это законно. Если же надзирательный орган в ходе проверки столкнется с нарушениями, в частности неуведомлением об обработке ПД, придется нести ответственность.

За неуведомление РКН оператором ПД предусмотрена уплата штрафов. Компании придется заплатить штраф в размере 5000 рублей, а руководству – 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ). Штраф может последовать не только за неуведомление, но и за предоставление недостоверных или устаревших сведений.

В каких случаях можно обойтись без него?

Обработка ПД без уведомления федерального надзорного органа может осуществляться в следующих случаях:

  • при получении конфиденциальных сведений в рамках трудовых отношений;
  • при осуществлении операций без использования автоматизированных средств – компьютеров и баз данных;
  • при оформлении договоров с физическим лицом – в случае, если лицо обязуется не предоставлять данные третьей стороне;
  • если данные собираются общественной или религиозной организацией и предполагают исключительно внутреннее пользование;
  • при оперировании со сведениями, которые выложены лицом в открытый доступ;
  • компаниям, в которых действует пропускная система – где сведения принимаются лишь для оформления одноразового пропуска;
  • если обрабатываются данные, содержащиеся в государственных информсистемах ПД;
  • если информация собирается транспортными компаниями с целью оформления проездных документов.

Полный перечень случаев, не подлежащих уведомлению РКН, содержат пункты 1-9 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Где взять документ?

Удобнее всего составлять уведомление в электронном виде. Оно размещено на официальном сайте РКН, найти его можно по ссылке: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/. Это унифицированная форма, содержание которой отражено в Приложении 2 к приказу Минкомсвязи России от 21 декабря 2011 г. № 346.

Документ должен обязательно содержать следующую информацию:

  1. тип и название оператора;
  2. адрес оператора с указанием местонахождения;
  3. ИНН и ОГРН;
  4. сведения о законах, которыми руководствуется оператор;
  5. цели работы с ПД;
  6. средства обеспечения защиты информации;
  7. когда оператор начал обрабатывать ПД;
  8. сроки окончания обработки или условия прекращения проведения операций;
  9. данные об информационной системе и категории сведений;
  10. категории субъектов ПД;
  11. список действий и способов обработки ПД;
  12. осуществляется ли передача сведений третьим лицам;
  13. где находится база данных – страна и адрес;
  14. кто отвечает за действия с ПД: физическое лицо (паспортные данные, контакты и должность) или юридическое лицо (наименование, адрес, контакты).
  • Скачать бланк уведомления об обработке персональных данных
  • Скачать образец уведомления об обработке персональных данных

Пошаговая инструкция

Необходимо отнестись со всей ответственностью к процедуре заполнения и подачи уведомления, тщательно проверив исходные документы на достоверность и актуальность сведений и реквизитов.

Как заполнить?

  1. Зайти на сайт Роскомнадзора по ссылке https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/ – здесь размещена онлайн-форма.
  2. Скачивать ничего не нужно – сведения вписываются сразу в электронный документ.
  3. Тщательно заполнить все поля, отмеченные звездочкой *.
  4. Ввести капчу – защитный код.
  5. Поставить галочки напротив пунктов об ознакомлении с порядком подачи документа и подтверждения согласия на передачу информации через глобальную сеть.
  6. Кликнуть по кнопке “Отправить”.

При наличии выпадающего списка в поле – выбрать из списка подходящий ответ. Если напротив пункта свободного поля нет – отметить галочками актуальные сведения, при необходимости – внести дополнительные данные. При заполнении адресов можно ввести информацию вручную, а можно воспользоваться встроенным онлайн-справочником.

Как отправить?

После заполнения электронного уведомления информация поступает на обработку в РКН, а система подготавливает заполненную форму к распечатке. Дальнейшие действия:

  1. Сохранить подготовленный документ на свой компьютер и распечатать либо отправить на распечатку непосредственно с сайта.
  2. Подписать бумажный вариант документа у лица, которое несет ответственность за обработку ПД, поставить печать.
  3. Отправить по почте подписанный документ в территориальный орган РКМ по месту регистрации оператора.

Роскомнадзор обязан рассмотреть уведомление в течение 30 дней и внести сведения в общий реестр (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как внести изменения?

План действий внесения изменений в уведомление:

  1. Пройти по ссылке https://rkn.gov.ru/personal-data/forms/p333/.
  2. Заполнить письмо онлайн – внести измененные данные.
  3. Распечатать информационное письмо и после подписания уполномоченным лицом отправить почтой в территориальный филиал РКН.
Читайте также  Образец запроса разъяснений по 44-ФЗ в 2020 году

Роскомнадзор внесет изменения в реестр в течение 15 дней.

Как посмотреть статус?

На сайте РКН оператор ПД получает уникальный номер документа и секретный ключ. Посмотреть статус уведомления можно на сайте Роскомнадзора по ссылке: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification_check/. Для этого достаточно ввести номер и ключ, ввести защитный код-капчу и дождаться загрузки страницы с ответом. Делать это рекомендуется не ранее двух недель с даты подачи заявки.

Подать уведомление об обработке и внесении изменений в персональные данные лучше в срок – это поможет обезопасить компанию от проблем с законом и дополнительных финансовых затрат.

Видео по теме

Как предоставить уведомление об обработке персональных данных:

Источник:
http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/obrabotka/uvedomlenie

Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.

Перед тем, как начать собирать персональные данные, оператору необходимо направить уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор в соответствии ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:

  • Обрабатываете данные в соответствии с трудовым законодательством.
  • Данные получены в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. При этом сведения должны не распространятся и не передаваться третьим лицам без согласия субъекта. Только использование для исполнения договора и заключения договоров с субъектом.
  • Сделанных субъектом ПДн общедоступными.
  • Полученных для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор.
  • Включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка.
  • Обрабатываемых без использования средств автоматизации.

Бумажный носитель vs электронный документ: форма уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор

При отправке уведомления в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять уведомление об обработке персональных данных в письме с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму на портале Роскомнадзора.

ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, поэтому операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.

На практике направление уведомления о персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:

1) заполнение формы уведомления Роскомнадзора в электронном виде – необходимо для ускорения работы по внесению данных в реестр и получения готовой заполненной формы для печати на бумажном носителе;

2) отправка формы уведомления на бумажном носителе – является основанием для совершения Роскомнадзором регистрационных действий (уведомление регистрируется в уполномоченном органе и является основанием для внесения оператора в реестр).

В будущем планируется полный переход на электронный документооборот, но до этого момента операторы не могут избежать бумажной работы и должны направлять оформленные и подписанные уведомления на бумажном носителе.

Форма уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.

ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.

Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.

На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее в статье мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.

Заполнение уведомления в Роскомнадзор: подпись, оформление и отправка уведомления об обработке персональных данных

При оформлении и отправке уведомления об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением документа. Ниже мы ответили на самые популярные из них.

Кто может подписывать уведомление об обработке персональных данных ?

Согласно ФЗ-152 уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор должно быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомления не установлено.

Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:

  • Подписание уведомления лицом, имеющим право подписи без доверенности – к ним чаще всего относятся руководители (можно проверить в ЕГРЮЛ).
  • Подписание уведомления по доверенности – может подписывать иное лицо. В таком случае к уведомлению нужно приложить доверенность на право подписи.
Есть ли дополнительные требования к оформлению уведомления?

Оператору необходимо распечатать, подписать уведомление об обработке персональных данных, проставить на нем печать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора. В уведомлении на бумажном носителе необходимо указать текущую дату отправки уведомления. Если уведомление подписано по доверенности, необходимо также приложить к нему оформленную доверенность или надлежащим образом заверенную копию.

Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление об обработке персональных данных на фирменном бланке оператора.

Как нужно оформлять и отправлять письмо с уведомлением в Роскомнадзор?

Отдельных требований к оформлению или отправке писем с уведомлением об обработке не предусмотрено. В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.

Какие сроки и порядок отправки уведомления об обработке персональных данных в РКН?

Как мы уже говорили ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности. Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно по ссылке. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.

Описываем цели обработки персональных данных в уведомлении

Неправильное заполнение уведомления об обработке персональных данных может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.

Определяем цели обработки данных

Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.

При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:

1) Цели деятельности оператора, определённые в его уставе, локальных актах, согласии на обработку персональных данных, анкетах, договорах, предусматривающих передачу персональных данных и пр.

2) Основания получения персональных данных, деятельность, которую оператор осуществляет при получении и обработке персональных данных на таких основаниях.

Цели, указываемые в уведомлении, должны охватывать все случаи обработки персональных данных. При этом нужно учитывать как внешнюю деятельность компании – работа с клиентами, пользователями, заключение и исполнение договоров, маркетинговая активность и пр., так и внутреннюю – подбор и приём кадров, сбор данных о сотрудниках, организация пропускного режима.

Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:

«цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг учащимся в области образования, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности»

«цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания жилищно-коммунальных услуг собственникам, жильцам помещений, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности»

При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.

Специалисты ПДМастер смогут задать правильные вопросы и определить цели обработки данных, актуальные для вашей компании.

Определяем категории обрабатываемых персональных данных

Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.

Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.

Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.

Как внести уведомление Роскомнадзора корректные категории персональных данных?

Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.

Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.

В электронной форме уведомления есть графа «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне», в которой оператор самостоятельно вписывает обрабатываемые персональные данные.

Операторы указывают не все «иные категории» и, как результат, нарушают требования законодательства. Так, операторы часто не указывают сведения о составе семьи; о трудовом и общем стаже, воинском учете; ИНН; СНИЛС и пр.

Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться.

Особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным

Согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица. Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.

Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.

Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных. Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.

В методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 РКН рекомендует указывать в уведомление об обработке персональных данных виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.

Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:

«работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором»

«физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором»

Внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных

Если в уведомлении, направляемом в Роскомнадзор, произошли изменения, оператору персональных данных необходимо направить информационное письмо в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок.

Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.

Если установится факт размещения в реестр операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений в уведомление об обработке персональных данных. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса.

Далее мы рассмотрим образец письма в Роскомнадзор, где заполнять необходимо только те поля, в которые вносятся изменения. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.

Образец заполнения уведомления в Роскомнадзор

Ниже мы рассмотрим как заполнить уведомление об обработке персональных данных.

Обращаем внимание! Текст примера следует переработать с учетом особенностей деятельности вашей компании. Убедитесь в том, что в подаваемом уведомлении или информационном письме указаны полные и достоверные сведения о компании.

Образец заполнения уведомления Роскомнадзора
об обработке персональных данных для юр.лиц.

УВЕДОМЛЕНИЕ
об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

Источник:
http://pdmaster.ru/2020/04/14/uvedomlenie-roskomnadzora-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh-v-2020-g/

Кому не нужно уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных

Если компания планирует собирать сведения о физических лицах, она должна уведомить об этом Роскомнадзор сразу же после регистрации. Причем уведомить ведомство о намерении обрабатывать персональные данные граждан нужно до начала обработки сведений (ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). С 1 июля 2017 года введены повышенные административные штрафы за несоблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ.

Отправить сообщение в Роскомнадзор можно по интернету на официальном сайте ведомства. В уведомлении указывают правовые основания для обработки персональных данных, цели сбора данных, дату начала обработки и меры по обеспечению сохранности полученных сведений. Сбором данных считается получение от физлиц любой информации, которая позволяет их идентифицировать.

Читайте также  Разберемся, как узаконить самовольную пристройку к частному дому

При этом закон содержит ряд исключений, при которых уведомлять Роскомнадзор не требуется. Список таких ограничений установлен в ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Не требуется подавать уведомление в следующих случаях:

  • При сборе и обработке персональных данных без использования средств автоматизации. Если обработка осуществляется без компьютера и электронных баз данных, уведомлять Роскомнадзор не требуется. При этом оператор данных должен соблюдать требования Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». Если компания использует компьютеры, это не значит, что обработка данных осуществляется с использованием средств автоматизации. Неавтоматизированной обработкой персданных считается использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных, которые осуществляются при непосредственном участии человека.
  • При сборе личных сведений сотрудников в рамках трудовых отношений. Это касается только тех данных, которые необходимо предоставить работодателю при оформлении трудового и коллективного договора. О сборе и обработке сведений, которые не касаются трудовых отношений нужно уведомлять Роскомнадзор. Также уведомлять нужно, если работодатель собирается обрабатывать данные уволенных сотрудников (п. 1 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При оформлении компанией договора с физическим лицом. В этом случае уведомлять Роскомнадзор не нужно, если исполнитель/продавец/поставщик не собирается передавать персональные данные третьим лицам (п. 2 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Персональные данные должны использоваться исключительно для исполнения договора, в связи с заключением которого они получены.
  • При сборе сведений общественным объединением или религиозной организацией. Обработка сведений членов таких организаций осуществляется без уведомления, если персональные данные не распространяются или не раскрываются третьим лицам без письменного согласия субъектов персональных данных (п. 3 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При сборе и обработке сведений, которые само физическое лицо сделало общедоступными (п. 4 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При сборе персональных данных, которые включают только имя, отчество и фамилию физического лица (п. 5 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При получении сведений для однократного пропуска физического лица на территорию оператора данных (п. 6 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При обработке данных, включенных в информационные системы персональных данных, имеющих статус государственных автоматизированных информационных систем (п. 7 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • При сборе сведений транспортными компаниями для обеспечения безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса.

Во всех других случаях уведомлять об обработке данных нужно обязательно. Чтобы уточнить, обязана ли ваша организация подавать уведомление, можно обратиться в Роскомнадзор.

Источник:
http://buh.ru/articles/documents/59315/

«Рекомендации по заполнению формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных» (утв. Роскомнадзором 29.01.2016)

Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных

технологий и коммуникаций

29 января 2016 г.

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ (О НАМЕРЕНИИ

ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ОБРАБОТКУ) ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях разъяснения порядка заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее — Уведомление).

2. Оформление Уведомления рекомендуется производить на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных (далее — Оператор), по форме, определенной Приложением N 2 к Административному регламенту Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — Роскомнадзор) по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных», утвержденному приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. N 346), и направлять в территориальный орган Роскомнадзора (далее — ТУ Роскомнадзора) по месту регистрации Оператора в налоговом органе.

Электронная форма Уведомления и порядок ее заполнения размещены на «Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), а также на Портале персональных данных Роскомнадзора (www.pd.rkn.gov.ru).

3. Уведомление направляется в ТУ Роскомнадзора в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом.

4. Под полем «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес Оператора» понимается:

4.1. Для юридических лиц (Операторов):

полное наименование с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

наименование филиала(ов) (представительства(в)) юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

Для юридических лиц с филиальной структурой рекомендуется указывать список субъектов Российской Федерации (с указанием кода субъекта — согласно Приложению N 2 «Коды субъектов РФ и иных территорий», утвержденному Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронном виде», на территории которых находятся филиалы (представительства) юридического лица и (или) где оператором производится обработка персональных данных. Направление Уведомления производится юридическим лицом в соответствующее территориальное управление Роскомнадзора по месту своего нахождения с указанием всех имеющихся филиалов (представительств).

Под адресом понимается место нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес юридического лица, контактная информация.

Организациям, учреждениям, имеющим филиалы (представительства), рекомендуется отражать юридический и почтовый адреса (как юридического лица, так и его филиалов и представительств), где осуществляется непосредственная обработка персональных данных (все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных). При этом рекомендуется обратить внимание — обработка персональных данных осуществляется только юридическим лицом (формирование центральной информационной системы) и (или) филиалами (представительствами).

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.2. Для физических лиц:

фамилия, имя, отчество физического лица (Оператора);

Под адресом понимается место нахождения физического лица в соответствии со свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе, почтовый адрес физического лица, контактная информация.

данные документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего документ;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

4.3. Для государственных, муниципальных органов (Операторов):

полное и сокращенное наименование государственного, муниципального органа;

наименование территориального(ых) органа(ов), осуществляющего(их) обработку персональных данных;

Под адресом понимается место нахождения государственного, муниципального органа в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес государственного, муниципального органа, контактная информация.

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

При указании наименования (фамилии, имени, отчества), адреса Оператора, а также направления деятельности рекомендуется использовать также ссылки на код(ы) классификаторов (ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКОП, ОКФС).

5. Поле «Цель обработки персональных данных» отражает цели обработки персональных данных (а также их соответствие полномочиям Оператора).

«Целью обработки персональных данных» в данном случае являются как цели, указанные в учредительных документах Оператора, так и цели фактически осуществляемой Оператором деятельности по обработке персональных данных.

6. В поле «Категории персональных данных» рекомендуется учитывать все категории персональных данных, подлежащих обработке Оператором:

6.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных).

6.2. Специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни).

6.3. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются Оператором для установления личности субъекта персональных данных).

7. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» предлагается указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются (например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (Оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик и др.) (субъекты), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (Оператором) и др.).

8. В поле «Правовое основание обработки персональных данных» могут быть указаны правовые основания, которые соответствуют полномочиям Оператора, отраженных в уставных документах, Федеральных законах и принятых на их основе нормативных правовых актов в части, касающейся компетенции Оператора, закрепляющий основание и порядок обработки Оператором персональных данных.

Признаются не только соответствующие статьи Федерального закона «О персональных данных», но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных (например: ст. ст. 85 — 90 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 85.1 Воздушного кодекса Российской Федерации, ст. 12 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и др.).

(номер, дата выдачи и наименование лицензии на осуществляемый вид деятельности, с указанием лицензионных условий, закрепляющих запрет на передачу персональных данных третьим лицам без согласия в письменной форме субъекта персональных данных).

Номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), допускается при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий.

9. Поле «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных» предусматривает действия, совершаемые Оператором с персональными данными, а также описание используемых Оператором способов обработки персональных данных:

— неавтоматизированная обработка персональных данных;

— исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

— смешанная обработка персональных данных.

При автоматизированной обработке персональных данных либо смешанной обработке желательно указать, передается ли полученная в ходе обработки персональных данных информация по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица) либо информация передается с использованием сети общего пользования Интернет либо без передачи полученной информации.

10. Поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», предполагает:

а) описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

б) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

в) организационные и технические меры, применяемые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных.

При использовании Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств, признаются следующие сведения:

а) наименование используемых криптографических средств;

б) класс средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Представление данной информации рекомендуется на основании приказа ФСБ России от 10.07.2014 N 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

11. В поле «Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных» рекомендуется относить сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки с указанием перечня иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных.

12. В поле «Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации (далее — База данных)» указываются:

— страна (страны) размещения базы данных;

— конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных.

Детальная градация сведений, которые могут быть включены по Базе данных, приведена на Портале персональных данных в электронной форме Уведомления.

13. В поле «Сведения об обеспечении безопасности персональных данных» рекомендуется указывать сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

14. Поле «Дата начала обработки персональных данных» предусматривает конкретную дату (число, месяц, год) начала любого действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (как правило, это дата начала осуществления Оператором деятельности, закрепленной в уставных документах).

15. В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» рекомендуется отражать конкретную дату (число, месяц, год) или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

Источник:
http://legalacts.ru/doc/rekomendatsii-po-zapolneniiu-formy-uvedomlenija-ob-obrabotke/