Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

02 Апреля 2020

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица. В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Читайте также  Заместитель коммерческого директора

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Источник:
http://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Как провести ревизию и как рассчитывается фактический остаток?

ОбЪЯСНИТЕ ПОЖАЛУЙСТА ЧТО ТАКОЕ ФАКТИЧЕСКИЙ ОСТАТОК В РЕВИЗИИ? НАПРИМЕ У НАС НАЧАЛЬНИЦА СЧИТАЕТ ТАК ТОВАР 150000 ПЛЮС ПРИВОЗ 25000 МИНУС РАСХОД 75000 ИТОГО 100000. А В МАГАЗИНЕ НАСЧИТАЛИ 102000. НА СЛЕДУЮЩУЮ РЕВИЗИЮ ОНА БЕРЕТ 100000 ПЛЮС ПРИВОЗ МИНУС РАСХОД. ПРАВИЛЬНО ЛИ ЭТО? И ЛЮДИ БЕРУТ В ДОЛГ. КУДА ЕГО СЧИТАТЬ? И БЕРЕТСЯ ЛИ ОН В СЛЕДУЮЩУЮ РЕВИЗИЮ? ПОКАЖИТЕ НА ПРИМЕРЕ ПОЖАЛУЙСТА.

Уточнение от клиента

Уточнение от клиента

Добрый всем день! На цифрах пример покажите пожалуйста. И какой же все таки фактический остаток берется на следующую ревизию, учитывая долги покупателей.

Добрый день, Светлана.

Есть Ревизия товаров, а есть ревизия кассы.
В случае проведения инвентаризации снимаются фактические остатки, а не по расчету.
Если вы отпускаете товары в долг то фактически это товарный кредит.
Вам надо разработать коротенький текст договора займа с указанием суммы, на которую покупатель получил товар без оплаты, и срок погашения.
При погашения займа, вы будете делать приход в кассу как погашения займа по договору.
В тексте можно прописать штрафные санкции, например.

Более подробно могу проконсультировать Вас в чате. Обращайтесь

Задача любой инвентаризации — сопоставить данные бухгалтерского учета с фактическим наличием, так сказать, с «визуальными» данными.
И каждый показатель сопоставляется отдельно. Никаких «итоговых» обобщающих показателей быть не должно.
А если уж обобщаете, то показатели должны быть однородными.
Если речь о розничном магазине, то проверяют остаток товара в магазине (видимо, это и есть «товары на полках») и сопоставляют его с остатком по счету 41, субсчет «розница».
И тут очень многое зависит от того, в каких ценах ведется учет.
Если в продажных ценах (с учетом торговой наценки на счете 42), то сопоставление не представляет труда: «товар на полках», посчитанный в продажных ценах, должен соответствовать остатку в рублях на счете 41. В этих же продажных ценах.
Как вывести остаток на счете 41? Это уже чисто бухгалтерская техника учета.
Например:
остаток на 41 на конец = остаток на начало + поступление товара за месяц — выручка за месяц
И всё в продажных ценах.
Собственно говоря, эта формула заложена и в принцип составления товарного отчета.
Главное, чтобы показатели были сопоставимые.
Если учет ведется в покупных ценах, то все немного сложнее и многое зависит от порядка учета.
Но принцип сопоставления однородных показателей при инвентаризации сохраняется.
Второй очень важный момент — «долги населения» и формирование в связи с этим «выручки» за месяц.
Если Вы на упрощенной системе налогообложения (УСН), то выручка у вас формируется исключительно по поступившим деньгам. Т.е. только то, что прошло по кассе. И долги, соответственно, в выручку не входят. Всё это правильно. Но не для бухгалтерскго учета.
В бухгалтерском учете (по крайней мере при определении остатка товара на счете 41) выручку нужно определять не по деньгам, поступившим в кассу, а по товару, переданному покупателям.
Напрашивается простейшая формула: выручка = поступление денег по кассе + долги населения.
Но эта формула работает только в первый месяц образования долгов. На второй месяц ее уже нельзя использовать. Поскольку товар по этому долгу уже был отгружен в прошлом месяце. И по кассе пробит возврат долга — т.е. приход по кассе есть, а товар передан в прошлом месяце…
Так что, формулу нужно усложнять…
Выручка = поступление денег по кассе — погашение долгов + долги населения, образовавшиеся в текущем месяце.
Попробуем упростить формулу.
Вспомним, что:
доли населения на начало месяца — погашение долгов + долги населения, образовавшиеся в текущем месяце = остаток долгов на конец месяца.
Тогда:
(- погашение долгов + долги текущего месяца) = ( остаток на конец — остаток на начало).
И, наконец, мы получаем вполне рабочую формулу:
выручка = поступление денег по кассе + остаток долгов на конец месяца — остаток долгов на начало месяца.
Так что, нужно прибавлять к кассовой выручке не всю сумму долгов населения, а только прирост их. Или уменьшать, на сумму снижения долгов.

Источник:
http://pravoved.ru/question/2325169/

08.11.2019 / Статьи Ревизия товаров в магазине

Ревизия товара в магазине покажет, сколько позиций в наличии, а сколько по документам, есть ли пересортица или недостачи. Это нужно руководству, чтобы контролировать товарооборот, и бухгалтерии, чтобы оперировать актуальными учетными данными.

Периодичность ревизии товаров

Нормативно-правовые акты этот вопрос никак не регулируют. Однако Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н оговаривает, что в учетной политике должен быть указан «порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации». В документе это можно прописать как график или один абзац, предписывающий проводить ревизию товара с определенной периодичностью.

Практика показывает, что в небольших торговых точках плановые проверки удобно проводить раз в 1-2 месяца. При этом каждый раз можно не делать полную ревизию, а снимать данные по продуктовым группам. Внеплановый контроль проводится ситуационно: при выявлении недостачи, реструктуризации предприятия, смене материально-ответственного сотрудника.

Порядок проведения ревизии

Ревизию по графику или вне плана инициирует приказ руководителя компании. В нем определяется:

  • состав комиссии с указанием ФИО и должности проверяющих,
  • группы товаров или имущество, подлежащее проверке,
  • сроки начала и окончания,
  • причины и основания.

Если ревизия делается в первый раз, то дополнительно оформляется Положение или Инструкция о порядке и составе действий. Это документ внутреннего пользования, нужный исключительно для удобства. Он составляется один раз и актуализируется по мере надобности. В нем можно прописать все детали: формат (с остановкой торговли, в нерабочее время, по группам товаров, по отделам, методом штрихкодирования и пр.), состав документального отчета и комиссии, если он разный для плановой и внеплановой проверки.

К началу любой, по графику или внеплановой, проверки готовится приказ и перечень товара — ревизионная ведомость. К каждой проверке ведомость делается заново.

Рекомендуемый состав комиссии для небольшого и среднего магазина —3 человека. Желательно включить в нее товароведа, представителя бухгалтерии и кого-нибудь из руководства. Участвовать в проверке могут все сотрудники магазина, но ответственность за цифры в ведомости несут только члены комиссии.

Если сделать ведомость в двух экземплярах, можно вести параллельный подсчет, сличая данные по завершении подсчета каждой группы, секции, полки или холодильника. Так быстрей.

Чтобы исключить ошибку в пересчете, результаты подсчета в целом, по местам хранения или товарным группам перепроверяет кто-то из членов комиссии. Если это предусмотрено инструкцией, итоговые данные подписываются всеми членами ревизионной комиссии или оформляются отдельным протоколом.

По данным ведомости рассчитываются остатки в их стоимостном выражении. Показатели сравниваются с данными учета, после чего формируется сличительная ведомость. Она учитывает остатки предыдущей ревизии с учетом поступлений, отгрузок, естественной убыли, возвратов и списаний за текущий период.

Оформление проверки

По завершении ревизии товара, в магазине должен остаться следующий пакет документов:

  1. Положение или Инструкция о регламенте действий при контрольно-ревизионных мероприятиях.
  2. Приказ о проведении ревизии и назначении комиссии.
  3. Ревизионная ведомость.
  4. Сличительная ведомость.
  5. Акт.

Акт — документ, завершающий проверку. Для него нет обязательной унифицированной формы, поэтому если удобно, можно пользоваться образцами актов инвентаризации, разработанными и утвержденными Госкомстатом РФ, или составить собственную форму для внутреннего пользования. В последнем случае при разработке документа необходимо пользоваться положениями ст. 9 закона о бухучете №402-ФЗ и дополнительно закрепить форму акта в Учетной политике предприятия.

В любом случае, в акте должны быть отмечены:

  • основание,
  • состав комиссии со ссылкой на приказ,
  • вид проверявшихся активов,
  • дата начала и окончания, с указанием даты снятия фактических остатков,
  • материально-ответственное лицо,
  • фактическое наличие и денежная стоимость товара,
  • данные о сдаче в бухгалтерию документов на товарно-материальные ценности.

Готовый акт в двух экземплярах подписывают члены комиссии, руководитель предприятия и главный бухгалтер. Один отправляется в торговую точку, где проводили проверку. Другой остается в бухгалтерии или у руководителя. Закон не регламентирует количество экземпляров ревизионных актов, поэтому если лиц, заинтересованных в результатах проверки больше, актов может быть больше двух.

Стандартные ошибки

Несмотря подробные алгоритмы проверки, при проведении ревизии товара в магазинах раз за разом совершаются типовые ошибки.

Контроль без основания. Основанием является приказ. Со всеми подписями и датами. Без приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, результаты проверки не имеют юридической силы.

Контроль исключительно силами работников магазина. В составе комиссии и среди счетчиков обязательно должно быть хотя бы одно незаинтересованное лицо (технолог, сотрудник отдела снабжения, бухгалтер). В противном случае, результаты всегда будут идеальными.

Читайте также  Выписка из домовой книги: где и как получить собственнику и не собственнику, Юридические Советы

Не учитывается естественная убыль. О потере массы, обусловленной изменениями свойств продукции при хранении, часто забывают в магазинах, где продаются товары в развес или в розлив. Хотя именно для них характерна усушка, утряска, а также утрата части массы при разливе и фасовке.

Приостановка процедуры без отметки или опечатывания. Делать паузу при ревизии товаров допускается только для обеденного перерыва или по окончании рабочего дня. Причем варианта нежелательны: лучше привлечь к подсчету больше сотрудников и закончить без остановок.

Взыскание без объяснительной. Объяснительная — документ, в котором материально-ответственное лицо подтверждает свою готовность нести ответственность за недостачу. Если нет объяснительной, руководство не имеет права применять дисциплинарные меры.

Отсутствие ревизионной и сличительной ведомостей. Нет первичных документов — нет нарушения. Отсутствие фактических данных не позволит доказать недостачу, в том числе и в суде.

Вовремя и правильно организованная, точно оформленная ревизия товара в магазине помогает всегда держать «руку на пульсе»: персонал — под контролем, товарооборот — четко отлаженным, бухгалтерский учет — актуальным.

Источник:
http://rvzr.ru/publications/reviziya-tovarov-v-magazine/

Ревизия в магазине

Проведение ревизии в магазине

Здесь можно подробно узнать про проведение ревизии в программе.

Существует две техники проведения ревизии в магазине. В самом простом случае, мы закрываем магазин, например на ночь (или праздники), и не спеша, тщательно пересчитываем весь товар.

Это единственный способ сделать точную ревизию.

Однако не всегда есть возможность закрыть магазин, а регулярные ревизии и инвентаризации нужны, особенно магазинам самообслуживания.

Существует два основных метода проведения ревизии, без закрытия магазина. Назову их «Пересчет по отделам» и «Метод контрольного пересчета». Некоторые предприятия используют терминалы сбора данных (ТСД) для проведения ревизии, но общие принципы остаются теми же.

Частичная ревизия по отделам

Частичная ревизия выглядит следующим образом. Закрывается один из отделов в магазине (например, обтягивается лентой), и человек пересчитывает его с использованием терминала сбора данных, или просто по распечатанной ревизионной ведомости.

Данные заносятся в программу и после этого отдел снова открывается. Для того чтобы создать ревизию этим методом, воспользуйтесь выбором группы товара или матрицы, при создании ревизии в Меркурии.

Контрольный пересчет

Когда вы создаете новую ревизию, Меркурий запоминает остатки на момент создания, и рассчитывает излишки и недостачу исходя из этого остатка. Если при проведении ревизии магазин не закрыт, то реальный остаток товара может уменьшиться перед тем, как его успеют подсчитать. Для удобной корректировки документального остатка, мы сделали в ревизии две дополнительные кнопки в меню «Действия»: «Скачать чеки», «Чеки в расход».

В процессе актуализации документального остатка, будут затронуты позиции, уже частично или полностью подсчитанные в программе. В таком случае, Меркурий предложит уменьшить фактический остаток, на то же значение, на которое уменьшается документальный.

Внимание. Если в результате количество фактического остатка станет отрицательным, необходимо полностью пересчитать позицию.

По окончанию основного пересчета, рекомендуется обратить внимание на расхождения и пересчитать их еще один раз, для достижения большей точности ревизии.

1 Закройте магазин раньше, если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на транспорт. А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

2 Распечатайте ассортиментный перечень товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования товара. Например, в продуктовом магазине сперва имеет смысл провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные продукты могут начать таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

3 Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая проверка это сразу увидит, и вы понесете потери, не в пример больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

4 Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине. Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.
Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — значит контролировать весь процесс от начала и до кона.
Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары.

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный совет
Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Источник:
http://fibradecor.ru/%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%8F-%D0%B2-%D0%BC%D0%B0%D0%B3%D0%B0%D0%B7%D0%B8%D0%BD%D0%B5/

Ревизия в продуктовом магазине: сроки, периодичность, акты и документы

Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.

Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.

Периодичность проведения ревизии

Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:

  • Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
  • Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
  • Количеством материально-ответственных лиц.
  • Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.

Плановые проверки осуществляются с периодичностью от месяца до полугода. В преимущественном числе случаев при частых ревизиях их проводят по группам товаров. Внеплановые проверки осуществляют при смене материально-ответственного лица, при выявлении недостачи, изменении структуры подразделения. Читайте также статью: → “Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок в 2020».

Отличия ревизии в опте и рознице

Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.

Порядок и инструкция проведения ревизии

Проверка осуществляется при остановке торговой деятельности – приема и отпуска товара. Ревизию осуществляет постоянно действующая комиссия или разовый состав, включающий не заинтересованные в результате лица – работников бухгалтерии, администрации. Сроки проведения мероприятия контроля устанавливаются приказом. Читайте также статью: → “Как проходит инвентаризация готовой продукции: в магазине, сельском хозяйстве, на предприятии в 2020. Проводки».

Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:

  • Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
  • Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
  • Поэтапное осуществление операций.
  • Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
  • Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
  • Порядок утверждения и места хранения акта.
Читайте также  Как получить налоговый вычет через «Госуслуги»

В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.

Ход проверки во время ревизии

Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:

Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.

Документальное оформление проверки

При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:

  • Положение о проведении ревизий.
  • Инструкция о порядке и составе действий.
  • Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
  • Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
  • Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
  • Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
  • Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.

Бланки документов предприятия разрабатывают самостоятельно. В связи с использованием форм для внутреннего документооборота порядок расположения данных определяется для удобства пользователей. Читайте также статью: → “Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей».

Пример приказа о внеплановом проведении ревизии

Приказ о проведении ревизии

№ 15 от 16 мая 2016 года

Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:

Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.

К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).

Оформление акта проверки

По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.

Пример заполнения акта проверки

Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.

20 мая 2016 года

Акт ревизии отдела № 2

17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».

В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».

Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.

  1. Копия приказа на проверку.
  2. Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
  3. Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.

Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.

Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.

Степень ответственности при краже и недостаче

При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:

  • Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
  • Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
  • Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
  • Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.

К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.

Типовые ошибки при проведении ревизии

Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.

Источник:
http://online-buhuchet.ru/reviziya-v-produktovom-magazine/

Как посчитать ревизию

1 Закройте магазин раньше, если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на транспорт. А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

2 Распечатайте ассортиментный перечень товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования товара. Например, в продуктовом магазине сперва имеет смысл провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные продукты могут начать таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

3 Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая проверка это сразу увидит, и вы понесете потери, не в пример больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

4 Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине. Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.
Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — значит контролировать весь процесс от начала и до кона.
Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары.

Как правильно провести ревизию торговой точки?

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный совет
Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Источник:
http://berkutgun.ru/kak-poschitat-reviziju/