Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Текст такой:В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов Подпись (должность, фамилия и инициалы)

  • Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом.


Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  • нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  • опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  • письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  • материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
  • листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  • документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.

Как правильно прошивать документы?

Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.
К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  • цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  • в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  • когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие.

Вот как сшивать документы в архив. Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади).
Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей.

Прошивка документов. процедура и советы

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней.
    Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги. Заверим документы подписью Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались.

Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей). Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

  • Узел обклеивается папиросной бумагой
  • Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой Как сшить дело? Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил. Инструкция:

  • Дела сшиваются в три или четыре отверстия
  • Для подшивки берется банковский шпагат
  • Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
  • После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
  • На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
  • Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше.

Как правильно сшивать документы

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см.

Разметку страницы выполните линейкой. Инструкция:

  • Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
  • От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
  • При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
  • Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
  • Подробнее можно увидеть на схеме
  • После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Как прошить папку с 4 дырками: схема Такой вариант используется в делах с большим количеством листов.

Для этого необходимо расположить их по группам

  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

    Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

Используем для этого простой карандаш.

  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
  • У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы. Методические рекомендации делопроизводства Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить.

    Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены. Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями.

    Источник:
    http://plusbuh.ru/kogda-sshivaesh-dokumenty-nuzhno-li-numerovat-opis/

    Нумеруется ли опись документов

    Как правильно нумеровать сшитые документы.

    Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

    • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
    • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
    • Так же поступают и с обложкой.
    • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
    • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
    • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
    • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
    • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
    • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
    • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

    Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

    • После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

    Нумеруется ли в конце дела лист-заверитель?

    Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

    В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.

    2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

    Как правильно прошивать документы и нумеровать

    Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

    Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

    Нормы закона

    Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

    Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

    К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

    Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

    Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

    Как пронумеровать листы?

    При нумерации листов следует помнить несколько правил:

    • нумеруются именно листы, а не страницы;
    • опись нумерации не подлежит;
    • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
    • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
    • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
    • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
    • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

    Как правильно сшивать документы

    1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12.

    2009;

  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

    Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1.

    Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте.

    Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

    Как правильно прошивать документы?

    • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    • Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
    • Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
    • Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
    • Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
    • Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

    Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

    Источник:
    http://ark-product.ru/yuridicheskie-lica/11183-numeruetsya-li-opis-dokumentov.html

    Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

    Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-55 . Это быстро и бесплатно !

    Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

    Нормы закона

    Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

    Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

    К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

    Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

    Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

    Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

    • стандартными
    • нестандартными
    • длительного хранения

    Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

    Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

    Опись – всему голова

    Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

    • наименование документа;
    • дату составления описи;
    • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
    • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
    • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

    Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

    Закрытое акционерное общество

    Итого ______________________________________________ документов.

    (цифрами и прописью)

    Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

    Как пронумеровать листы?

    При нумерации листов следует помнить несколько правил:

    • нумеруются именно листы, а не страницы;
    • опись нумерации не подлежит;
    • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
    • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
    • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
    • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
    • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

    • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
    • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
    • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
    • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
    • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

    Ошибки в нумерации

    Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

    Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

    Как сшивать документы?

    Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

    Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

    Заверительная надпись

    После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-55 (Москва)
    +7 (812) 425-63-92 (Санкт-Петербург)

    Источник:
    http://moyafirma.com/prochee/kak-pravilno-sshivat-dokumenty-obshheprinyatye-pravila-i-prakticheskie-sovety.html

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

    Если документы сшиты неправильно

    1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
    2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
    3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

    И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

    Какие документы нужно сшивать и зачем?

    Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

    Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

    Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

    • архивные;
    • бухгалтерские;
    • кадровые;
    • на проверку.

    Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

    Основные регламенты

    Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

    Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

    Подготовка документов к сшиванию

    Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

    1. Оформление обложки.

    Обложки для документации бывают трех видов:

    • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
    • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

    2. Комплектация.

    Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

    Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

    Основные инструкции:

    • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
    • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
    • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
    • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
    • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
    • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
    • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

    4. Опись.

    Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

    • организацию и название документа;
    • дату подшивки и срок хранения;
    • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
    • количество документов и подпись с указанием ФИО.

    Возможные варианты сшивания

    Необходимые материалы для сшивания документов нитками

    Процесс сшивания документов

    Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:

    1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

    2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

    3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

    4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

    5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

    6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

    7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

    8. Ставим печать и подпись.

    Как сшивать документы правильно (видео)

    Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:

    Прошивка большого объема документов

    Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

    Прошивка документации при помощи станка (видео)

    Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:

    Источник:
    http://sovetadvokatov.ru/156-shivat-dokumenti.html

    Бесплатная юридическая помощь

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


    › Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Они бывают:

    Для длительного хранения.

    Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

    Бесплатная консультация по телефону: 8(800)350-83-64 Вся Россия Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

    Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

    Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом.

    Существует несколько способов:

    1. заказным письмом;
    2. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
    3. лично, представителем;

    Способ представления организация выбирает сама.

    Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления.

    Это возникает при обнаружении несоответствия сведений. Заверенные копии сшивают определенным образом.

    Как нумеровать листы при сшивании

    / / 27.04.2020 4,953 Views Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

    Делается она простым карандашом.

    Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

    Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    Прошивка документов. Процедура и советы


    Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки.

    Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц. Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.

    Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны. Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

    Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

    Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

    Как считать листы при сшивании

    Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

    Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.

    • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
    • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
    • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

    Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив.

    Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

    1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
    2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

    Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

    Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

    Как нумеровать листы при сшивании

    Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов.

    Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

    В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов. Инструменты и основные понятия При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

    1. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
    2. Клей;
    3. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
    4. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
    5. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    6. Ножницы.

    Пошаговое руководство по прошивке Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

    Источник:
    http://aurum-exp.ru/numeruetsja-li-opis-pri-sshivanii-dokumentov-17263/

    Бесплатная юридическая помощь

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


    › Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Они бывают:

    Для длительного хранения.

    Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

    Бесплатная консультация по телефону: 8(800)350-83-64 Вся Россия Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

    Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

    Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом.

    Существует несколько способов:

    1. заказным письмом;
    2. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
    3. лично, представителем;

    Способ представления организация выбирает сама.

    Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления.

    Это возникает при обнаружении несоответствия сведений. Заверенные копии сшивают определенным образом.

    Как нумеровать листы при сшивании

    / / 27.04.2020 4,953 Views Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

    Делается она простым карандашом.

    Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

    Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    Прошивка документов. Процедура и советы


    Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки.

    Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц. Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.

    Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны. Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

    Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

    Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

    Как считать листы при сшивании

    Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

    Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.

    • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
    • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
    • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

    Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив.

    Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

    1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
    2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

    Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

    Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

    Как нумеровать листы при сшивании

    Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов.

    Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

    В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов. Инструменты и основные понятия При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

    1. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
    2. Клей;
    3. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
    4. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
    5. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    6. Ножницы.

    Пошаговое руководство по прошивке Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

    Источник:
    http://aurum-exp.ru/numeruetsja-li-opis-pri-sshivanii-dokumentov-17263/