Как правильно и быстро разработать должностные инструкции

Как правильно и быстро разработать должностные инструкции

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 4

Как правильно и быстро разработать должностные инструкции

Должностные обязанности сотрудников должны быть документально оформлены. Если они не закреплены в трудовых договорах, то в компании разрабатываются и выпускаются отдельные документы — должностные инструкции.

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (или категории должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т.п.) компании. Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции заключается в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время не ограничивается этим.

Необходимость в таком документе регулярно испытывают не только те специалисты, которые работают строго по инструкциям и предписаниям. Должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих ситуациях — будь то профессиональная адаптация новичка, едва принятого на предприятие, или разрешение трудового спора, суть которого кроется в попытке работника и работодателя решить, кто же из них на самом деле превысил должностные полномочия.

Основные требования к должностной инструкции

Требования к содержанию документа

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536) и Методических рекомендациях «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК011-93).

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. Ясность содержания достигается предельно точным формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом. В свою очередь, информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.

Содержание должностной инструкции, как правило, представляет собой связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся особенно значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности того или иного должностного лица (категории работников) предприятия.

В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37), адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) соответствующего участка работы (структурного подразделения).

Основные сведения, отражаемые в содержании должностной инструкции:

1. Задачи, возлагаемые на работника (в виде перечня, возможно, дополненного краткой характеристикой).

2. Статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности.

3. Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

4. Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов и т.п.

5. Организационно-правовые основы деятельности работника.

6. Трудовая функция (функции), порученная работнику, основные условия, характеризующие ее выполнение.

7. Виды работ (операции), выполняемые работником в рамках порученной ему функции (функций).

8. Основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника при исполнении трудовой функции (отдельных видов работ или операций).

9. Полномочия (права и обязанности) работника, их краткая характеристика.

10. Взаимоотношения работника с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.

11. Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением (ненадлежащим выполнением) порученной ему трудовой функции (задач, видов работ и т.п.).

12. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию, сроки ее «переутверждения».

Квалификационные характеристики, включенные в указанный справочник, являются нормативными документами, предназначенными в том числе и для обоснованного определения должностных полномочий работников предприятий. Кроме того, при необходимости для подготовки проекта содержания документа можно ориентироваться на квалификационные требования, изложенные в соответствующих образовательных стандартах, а также функциональные характеристики, основанные на результатах анализа повседневной деятельности тех или иных должностных лиц (категорий работников) предприятия.

Требования к структуре документа

При определении структуры должностной инструкции следует руководствоваться соответствующими предписаниями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС России, а также организационно-распорядительных документов ведомственных (отраслевых) и (или) территориальных органов управления (власти).

Оптимальный вариант структуры должностной инструкции включает следующие основные разделы:

— полномочия (обязанности и права) работника;

— взаимоотношения (связи по должности) работника;

— ответственность (порядок привлечения к ответственности, оценки деятельности) работника;

Кроме того, на основании предписаний, содержащихся в перечисленных документах, можно уточнить и отчасти детализировать структуру должностной инструкции.

Вводный раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:

— основания для разработки документа;

— функциональное назначение документа;

— область применения документа;

— порядок замещения должности (кем назначается на должность и освобождается от должности работник);

— область компетенции работника (за что отвечает работник);

— квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

— чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;

— документы, знание которых для работника является обязательным (что должен знать работник).

Внутренняя структура следующего раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» организуется по принципу «от главного — ко второстепенному». В соответствии с этим принципом сначала перечисляются наиболее важные повседневные обязанности работника, затем — обязанности, исполнение которых носит периодический (эпизодический) характер, и далее в аналогичной последовательности излагаются права работника.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:

— направления, виды и способы взаимодействия;

— объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);

— порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения соответствующих мероприятий, действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

Структура раздела «Ответственность, порядок оценки труда работника» включает подразделы, определяющие порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.

Внутренняя структура раздела «Заключительные положения» может быть определена разработчиком документа самостоятельно с учетом функциональной значимости раздела. Как правило, в заключительных положениях определяются:

— порядок и периодичность внесения изменений в должностную инструкцию;

— обязательные случаи переутверждения документа; порядок вступления документа в действие;

— указание на документы (ранее изданные должностные инструкции), утрачивающие свою силу с введением в действие новой инструкции.

Данный документ в необходимых случаях может быть снабжен приложениями. В качестве примера приложения к должностной инструкции можно упомянуть нормы (правила, принципы) поведения, установленные для работников предприятия. Отметим, что при разработке подобного документа целесообразно принять во внимание содержание ст. 21 Трудового кодекса РФ, а также аналогичных документов, изданных в пределах своей компетенции соответствующими органами управления (власти) (например, Указ Президента РФ от 12 августа 2002 г. N 885).

Требования к стилю изложения документа

Стиль, используемый для изложения управленческих документов (к числу которых относится и должностная инструкция), называется служебно-деловым. Он характеризуется следующими специфическими чертами:

— официальность, выражаемая в особых формах письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности;

— адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности в лице работников из числа руководящего состава, специалистов и технических исполнителей;

— повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;

— тематическая ограниченность (монотемность) абсолютного большинства управленческих документов, включая должностные инструкции;

— краткость, ясность и точность изложения;

— нейтральный тон изложения.

Требования к оформлению документа

Основные требования изложены в Типовой инструкции по делопроизводству и Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст), а также в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС России «ОРД. Требования к оформлению документов» (2003 г.).

Требования к оформлению должностной инструкции распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Рассмотрим эти требования подробнее.

Состав реквизитов должностной инструкции определяется в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003 и включает:

— наименование организации (предприятия, учреждения) — автора (разработчика) документа;

— наименование вида документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— гриф утверждения документа;

— заголовок к тексту;

— отметку о наличии приложения;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— отметку о заверении копии документа;

— отметку об исполнителе;

— идентификатор электронной копии документа.

Большинство реквизитов должностной инструкции понятны и без дополнительных объяснений. Поэтому остановимся лишь на некоторых реквизитах, требующих комментария.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 — «Организационно-распорядительная документация»).

Регистрационный номер документа — это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения. Например, индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если его нельзя определить по реквизиту «Наименование организации». Подчеркнем, что место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления; при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (юридическому адресу) организации.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово Утверждаю (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом).

Гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)). Гриф согласования документа включает слово Согласовано (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. Если заинтересованная сторона имеет возражения по содержанию проекта должностной инструкции, то она не подписывает гриф согласования документа до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Читайте также  Заявление на розыск пропавшего человека: правила подачи, структура и образец документа

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

проектов должностных инструкций руководящего состава

Московского филиала ФГУП «Полкан»

Заместитель генерального Заместитель генерального

директора по кадровой работе директора по производству

——— А.Б. Викторова ——- Д.Г. Емелина

25 июня 2006 г. 26 июля 2006 г.

Начальник юридического управления Протокол заседания

Источник:
http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-i-bystro-razrabotat-dolzhnostnye-instrukcii

КАК ПРАВИЛЬНО И БЫСТРО РАЗРАБОТАТЬ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностные обязанности сотрудников должны быть документально оформлены. Если они не закреплены в трудовых договорах, то в компании разрабатываются и выпускаются отдельные документы — должностные инструкции.
Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (или категории должностных лиц (работников): руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т.п.) компании. Таким образом, основное функциональное назначение должностной инструкции заключается в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время не ограничивается этим.
Необходимость в таком документе регулярно испытывают не только те специалисты, которые работают строго по инструкциям и предписаниям. Должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих ситуациях — будь то профессиональная адаптация новичка, едва принятого на предприятие, или разрешение трудового спора, суть которого кроется в попытке работника и работодателя решить, кто же из них на самом деле превысил должностные полномочия.

Основные требования к должностной инструкции

Требования к содержанию документа

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. N 536) и Методических рекомендациях «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК011-93).
Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. Ясность содержания достигается предельно точным формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом. В свою очередь, информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.
Содержание должностной инструкции, как правило, представляет собой связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся особенно значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности того или иного должностного лица (категории работников) предприятия.
В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37), адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) соответствующего участка работы (структурного подразделения).
Основные сведения, отражаемые в содержании должностной инструкции:
1. Задачи, возлагаемые на работника (в виде перечня, возможно, дополненного краткой характеристикой).
2. Статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности.
3. Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.
4. Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов и т.п.
5. Организационно-правовые основы деятельности работника.
6. Трудовая функция (функции), порученная работнику, основные условия, характеризующие ее выполнение.
7. Виды работ (операции), выполняемые работником в рамках порученной ему функции (функций).
8. Основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника при исполнении трудовой функции (отдельных видов работ или операций).
9. Полномочия (права и обязанности) работника, их краткая характеристика.
10. Взаимоотношения работника с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.
11. Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением (ненадлежащим выполнением) порученной ему трудовой функции (задач, видов работ и т.п.).
12. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию, сроки ее «переутверждения».
Квалификационные характеристики, включенные в указанный справочник, являются нормативными документами, предназначенными в том числе и для обоснованного определения должностных полномочий работников предприятий. Кроме того, при необходимости для подготовки проекта содержания документа можно ориентироваться на квалификационные требования, изложенные в соответствующих образовательных стандартах, а также функциональные характеристики, основанные на результатах анализа повседневной деятельности тех или иных должностных лиц (категорий работников) предприятия.

Источник:
http://lektsii.org/15-47405.html

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник:
http://kontur.ru/articles/266

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.
Читайте также  Как получить лицензию на массаж

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya/

Разработка должностных инструкций

Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.

Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.

В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.

Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.

Как правильно составить инструкцию

В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций, поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.

При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.

Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.

После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.

Должностная инструкция действует до ее замены на новую.

Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.

  • категория, к которой относится работника (руководитель, специалист и т.п.)
  • порядок назначения и высвобождения от должности;
  • подчиненность;
  • порядок замещения на случай временного отсутствия;
  • квалификационные требования;
  • список документов, знание которых для работника обязательно
  • описание конкретных обязанностей;
  • порядок исполнения поручений

Внесения изменений в инструкцию

В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.

При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:

  • В какой форме составлена инструкция;
  • Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
  • Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).

Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.

Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.

Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.

Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.

При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.

При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.

Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.

Значение должностных инструкций

Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.

Обоснованный отказ в приеме на работу

Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.

Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).

Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности

В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.

Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

Увольнение работника, не прошедшего испытание

В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.

Источник:
http://info-personal.ru/jformlenye-dokymentov/razrabotka-dolzhnostnyh-instruktsij/

Разработка
должностных инструкций

Общая информация об услуге «Разработка должностных инструкций»

Находимся в Санкт-Петербурге
Работаем по всей России и СНГ

а) Удалённо
б) Короткий выезд

Какими бывают должностные инструкции

Заводсков Сергей Вадимович

Эта страница посвящена реальным инструкциям, которые используются для управления:
• Для подбора персонала и для введения в должность
• Ддя наведения порядка и контроля
• Чтобы не объяснять одно и то же
• Чтобы накапливать опыт компании, важные нюансы и лучшие практики

Наша главная специализация — реальные должностные инструкции, подробно и понятно описывающие, что на самом деле у вас должен делать сотрудник.

Ещё мы можем:
→ Создать должностную инструкцию «как надо», даже если у вас пока нет сотрудника и нет полного представления о его функционале
→ Записать в инструкцию лучшие практики: провести опрос нескольких сотрудников на одной должности, сравнить и проанализровать опыт, записать лучшее
→ Расписать рабочий день по часам, создать распорядок дня, чеклисты, отчёты
→ Создать пошаговое описание работы сотрудника (руководство, рабочую инструкцию)

Как оценить качество услуги по разработке должностных инструкций?

Предлагаем использовать интерактивный чеклист. Вам понадобятся 2-3 примера готовых инструкций.
Ответьте на вопрос и затем нажмите на пункт чеклиста, чтобы увидеть расшифровку ответов.

Оценка примеров и образцов дожностных инструкций:

2. Есть ли структура внутри этого раздела?

3. Указаны ли там цели и статистики, показатели для оценки результатов»?

3. Сколько там «воды» и общих слов?

4. Сколько там пунктов, описывающих нюансы конкретной компании?

5. Включены ли туда тонкости работы?

6. Удобно ли читать инструкцию?

Оценка услуги по разработке инструкций:

2. Будет ли проводиться опрос или изучение работы сотрудника, или от вас потребуют исходные материалы в письменном виде?

3. Будет ли делаться согласование готовой инструкции, и с кем именно?

Образцы должностных инструкций

Цены и условия. Описание услуги и результаты

Разработать должностные инструкции: цены и варианты исполнения, что входит в услугу, отличия от конкурентов, образцы и примеры

Разработка подробной должностной инструкции специалиста

5 000 руб. /должность

Разработка подробной должностной инструкции руководителя, директора

7 500 — 10 000 руб./должность

В эту цену включены:
→ Описание функциональных обязанностей (до 50 пунктов обязанностей)
→ Опрос сотрудника и/или руководителя отдела и/или заказчика (1 час для специалиста, 2 часа для руководителя; опрос проводится удалённо)
→ Анализ обязанностей и внесение предложений, рекомендаций
→ Заполнение всех разделов (обшие положения, права, ответственность и др.)
→ Предложение по целям и показателям для сотрудника
→ Оформление по ГОСТу
→ Увязка с СМК, ISO, любыми внутренними документами
→ Согласование с 2 согласующими лицами
→ Внесение правок

Читайте также  Может ли инвалид уволиться без отработки

Объём работы и сложность

Инструкции могут быть разного объёма — у кого-то 50 обязанностей, а у кого-то 100, 150 и больше (например, руководитель строительного проекта). Или же клиент может захотеть описать работу сотрудника очень подробно, приближаясь к пошаговому описанию. Например, заполнение коммерческого предложения в одной из инструкций состояло из 14 пунктов.
В этом случае цена инструкции пропорционально увеличивается, также увеличивается и время опроса и обсуждения.
Вы сами принимаете решение, нужно ли дополнительное время. Если нет, мы делаем такой объём, который входит в стандартную инструкцию.

И наоборот — бывают инструкции, которые частично совпадают по функционалу (инженер и ведущий инженер), в этом случае вторая инструкция будет сильно дешевле. Также дешевле могут быть инструкции рядового персонала, если у них мало обязанностей или их не надо расписывать подробно.

Услуги за дополнительную плату

Разработка инструкции для новой должности

+ 2 000 руб./должность

Если вам нужно описать должность, по которой некого спросить, как сотрудник должен работать, мы можем самостоятельно разработать проект инструкции, а затем обсудить его с заказчиком.

Составление матрицы ответственности на компанию, отдел

1 000 руб./должность

Если вам нужно создать систему, проверить распределение обязанностей на взаимную непротиворечивость, полноту и равномерность распределения, выявить узкие места и принять по ним решения — мы сведём данные по всем должностям в единую таблицу, из которой всё это будет видно. Затем на основании ваших решений по перераспределению обязанностей мы внесём изменения в инструкции.

Проверка инструкции юристом

Юрист проверит инструкцию на юридические риски при использовании её в суде и предложит изменения формулировок там, где это необходимо (язык станет менее простым и более «юридическим»).

Дополнение/переработка инструкции в соответствии с профстандартом

1 000 — 2 000 руб.

Наш специалист изучит любые необходимые документы (например, какой-либо закон или требования) и переработает или дополнит инструкцию в соответствии с ними.

Составление перечня нарушений, чеклиста, отчёта

Создадим удобный документ для контроля результатов работы сотрудника и для профилактики ошибок из-за человеческого фактора.

Пошаговое описание работы

15 000 — 30 000 руб.

Сделаем описание любой степени подробности, с фотографиями, скриншотами, схемами и даже видеоуроками.

Правильные должностные инструкции

Чаще всего должностные инструкции скачивают из интернета. Но это подходит только для трудовой инспекции (и то не всегда), а не для использования должностных инструкций как управленческого инструмента. Также написание инструкций поручают сотрудникам. Но они-то как раз не заинтересованы в контроле и прозрачности свой работы.

Многие руководители заинтересованы в том, чтобы в компании были работающие должностные инструкции. Что это дает?

• Всем понятно, кто за что отвечает
• Сразу при приеме сотрудников на работу они видят «правила игры»
• Можно более объективно оценить работу каждого сотрудника
• Сокращается срок вхождения в должность
• Улучшается взаимодействие сотрудников (меньше конфликтов со «сваливанием» ответственности друг на друга)
• Повышается дисциплина. Кстати, само написание и согласование инструкций — это дисциплинирующий фактор.
• Адекватно ответственности можно распределить полномочия

Это верно, но лишь отчасти: всё это будет, если должностные инструкции составлены правильно.

Отличия должностных инструкций на примере

Стандартная должностная инструкция

(выдержка из инструкции администратора студии танцев по вопросу о телефонном общении с клиентами)

2.2. Отвечает на вопросы клиентов по телефону.

2.6. Консультирует посетителей по телефону по вопросам расписания, проводимым специальным акциям, наличию бонусных программ и т.д.

2.8. Ведёт запись в группы, ведёт клиентскую базу.

Улучшенная должностная инструкция (наша)

2. Привлекать клиентов при телефонном общении

2.1. Отвечать на звонки вежливо (общаться на «Вы»), дружелюбно, уважительно.

2.2. Обязательно вносить в разговор положительные эмоции, во время разговора — улыбаться. Обязательно поздороваться, представиться, в конце разговора попрощаться.

2.3. На вопросы Клиента давать исчерпывающую информацию. Обязательно пригласить на занятие, мероприятие, или выдвинуть другое предложение. В конце разговора уточнить время повторного контакта.
Отдельно записывать вопросы, на которые не знаете ответа, и выяснять ответы у директора, а затем сообщать клиентам.
Во время телефонного разговора сообщать клиентам о проводимых акциях и мероприятиях.

2.4. Вести учёт телефонных звонков по форме: время звонка, данные звонившего (Ф.И.О.), контактная информация, суть вопроса/разговора, результат разговора.

2.5.Информировать Клиентов о переносе сроков занятий и других технических моментах.

2.6. Не реже 1 раза в 2 месяца обзванивать всех потенциальных Клиентов, позвонивших по телефону, и посетителей Студии, которые пока не являются постоянными Клиентами (кроме тех, кто явно высказался, что не хочет, чтобы ему звонили), и информировать их об акциях, мероприятиях, интересных событиях, с целью пригласить в Студию либо на мероприятие.

2.7. Сообщать директору, что интересует Клиентов, чего не хватает в Студии, каковы причины отказов.

2.8. Совершенствовать мастерство телефонного общения, раз в неделю прослушивая 3-4 своих разговора и письменно фиксируя, что надо изменить.

— Указана задача, для чего он выполняет эти функции

— Описана полная картина: ничего не упущено

— Пункты по одному вопросу собраны вместе и выстроены в логичной последовательности

— Объяснения даны простым языком. Человек, прочитавший это, может всё это выполнить, не нуждаясь в дополнительных пояснениях (кроме, например графика занятий, расписания событий и прочей информации, которая постоянно меняется в студии танцев)

— У контролёра не возникнет вопросов понять, наблюдая за человеком, выполняет он эти пункты или нет, и достаточно ли

— Указано множество нюансов, которые наработаны опытом компании (например, о вопросах, на которые администратор не знает ответа)

Порядок работы по разработке должностной инструкции на заказ

Беседа с Заказчиком &madsh; для каких целей составляются инструкции, что для Заказчика важно. Беседа проводится по скайпу.

Изучаем имеющиеся документы (инструкции, техпроцесс, памятки, положения и т.п.)

Проводим опросы работника, его руководителя, иногда Заказчика или внутренних клиентов. Выявляем все важные моменты, которые надо включить в инструкцию. (Опрос также может быть проведён по скайпу или с использованием конференц-связи.)

Составляем проект должностной инструкции (инструкций).

Проводим анализ обязанностей: вносим вопросы и свои предложения, рекомендации.

Согласование инструкции. Инструкция отправляется на проверку работнику, его руководителю и Заказчику. Часто на этой стадии требуются некоторые решения от Заказчика или уполномоченного лица &madsh; по нашим рекомендациям и вопросам.

Вносим все исправления по Вашим пожеланиям и решениям. Отправляем готовую инструкцию по электронной почте (обычно у Заказчика возникают пожелания ещё что-нибудь дописать или исправить).

Для крупных компаний дополнительно создаётся шаблон инструкции, а также набор типовых модулей для бизнес-ролей (например, что пишем всем руководителям, что пишем всем, кто работает с электричеством и т.п.)

От Вас нужно:

• беседа с руководителем сотрудника, специалистом, внутренними клиентами и взаимодействующими (вы сами определяете, кого включить в опрос)
• предоставление документов, с которыми работает сотрудник (если не хотите, можете не предоставлять, но тогда часть информации не войдёт в ДИ)
• принятие решений по вопросам и рекомендациям Заказчиком или его доверенным представителем
• согласование черновика (дача замечаний) руководителем отдела и желательно Заказчиком или его доверенным представителем

Защита от чрезмерных ожиданий

Само написание инструкций без их применения не поможет. Вы должны будете: ознакомить сотрудников (формально &madsh; под роспись и по существу &madsh; с проверкой, что они поняли), организовать периодический контроль и оценку того, насколько человек выполняет инструкцию и показатели, систематически реагировать на нарушения и поощрять выполнение. Мы расскажем, как это лучше сделать в Вашей ситуации. А по Вашему желанию и разработаем документы для контроля &madsh; отчёты, чеклисты и т.п.

Подробное сравнение разных подходов

Как разработать должностные инструкции: цены и варианты исполнения, что входит в услугу, отличия от конкурентов

Почему у конкурентов стандартная цена составления должностных инструкций — 2000 рублей, а у нас — 5000?
Потому что в нашу услугу входит другой объём работы и продукт получается другого качества. Если цена ниже — значит, в услугу входит другой объём работ.

А если цена выше?
Если цена выше — часто это просто означает, что она завышена. Работа будет сделана примерно та же, качество её зависит от конкретного исполнителя. (Может оказаться, что в услугу войдёт даже меньше.)
Второй вариант — если речь идёт о пошаговом описании работы. Оно и у нас стоит дороже. Это уже нельзя назвать должностной инструкцией, обычно это называется «рабочая инструкция» или «руководство», «стандарты работы». У него большой объём. Здесь недостаточно только опроса, нужно подробное изучение работы сотрудника.

Кто должен писать должностные инструкции: кадровик, бухгалтер, юрист?
У нас инструкции пишет бизнес-аналитик — тот, кто профессионально умеет разбираться в новой деятельности, и уже понимает специфику разных видов деятельности. Если пишет кадровик — то будет уклон в КДП, если юрист (а учитывая цену — помощник юриста) — то в формулировки, а не в суть.

Как формируется системная картина функционала на всю организацию?
Мы проводим анализ обязанностей, чтобы избежать ситуации, когда инструкции не согласованы друг с другом, есть пересечение обязанностей или обязанности, которые не принадлежат никому. Для этого мы используем матрицу оветственности, чтобы проработать разграничение обязанностей или разобраться в запутанной ситуации. Она позволяет наглядно увидеть всё это и выявить забытые функции.

Связаться с нами

Свяжитесь с нами, чтобы заказать услугу, или получить образцы, или получить бесплатную консультацию по теме.

Пишите нам
в любое время дня и ночи!
Звоните с 10 утра до 10 вечера по московскому времени

Источник:
http://spb-progressor.ru/di.htm