Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск – бланк и образец для скачивания

Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск – бланк и образец для скачивания

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.

В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.

Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.

Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.

Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?

Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.

Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.

Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.

Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.

Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.

Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.

Как заполнить правильно?

Форма журнала учета и регистрации не установлена.

Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.

Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.

Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.

Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:

  • порядковый номер записи;
  • дата составления приказа;
  • номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
  • ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;
  • его должность или профессия;
  • подразделение, где работает;
  • вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
  • дата начала и окончания отпуска из приказа;
  • продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
  • документ основание – заявление работника или график;
  • примечание – любая дополнительная информация.

Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.

Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.

Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.

Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.

Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.

Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.

Хранить журналы следует 3 года.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.

Так выглядит образец:

Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.

Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.

Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.

Источник:
http://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/zhurnal-registratsii-prikazov.html

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет «Высшая школа экономики»

Источник:
http://hr-portal.ru/article/obyazatelno-li-vesti-zhurnal-registracii-kadrovyh-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Читайте также  Как узнать владельца участка онлайн по адресу - найти собственники участка по кадастровому номеру в Росреестре

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → “Форма Т-7. Составляем график отпусков».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

  • Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
  • В какой организации ведется журнал;
  • За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
  • Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Пример журнала регистрации отпусков

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Источник:
http://online-buhuchet.ru/zhurnal-registracii-otpuskov/

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.
Читайте также  Ведение хозяйственной деятельности на чужой территории без разрешения называется самовольным занятием земли

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Источник:
http://www.klerk.ru/job/articles/466147/

Порядок заполнения журнала учета отпусков на предприятии и образец его оформления

При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков

Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.

Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.

Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.

Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:

  1. Систематизации сведений об отпусках.
  2. Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
  3. Получения наглядных сводных данных.
  4. Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.

В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.

Способ ведения

Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.

Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.

Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.

Типовая форма и образец

Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.

Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).

Порядок заполнения

Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.

Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.

В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:

  1. Порядковый номер записи (начиная с «1» и далее).
  2. Дата подготовки приказа об отпуске (число, месяц и год приказа, на основании которого сотрудник вышел в отпуск).
  3. Номер приказа (он может быть любым, согласно принятой системе нумерации документов в компании, но присвоенные номера не должны повторяться в течение года).
  4. ФИО сотрудника, которому был предоставлен отпуск.
  5. Его должность (структурное подразделение).
  6. Виды отпуска (например, ежегодный, дополнительный, административный или учебный).
  7. Дата начала и окончания отпуска (конкретные даты).
  8. Количество дней отпуска (отпуск всегда указывается в календарных днях).
  9. Основание для предоставления (обычно это график отпусков на текущий год, который обязан заблаговременно утвердить работодатель и ознакомить с ним всех сотрудников; но если сотрудник уходит в отпуск вне графика, то здесь можно прописать реквизиты поступившего от него заявления; если отпуск является учебным, то основанием станет справка-вызов).
  10. Графа с примечаниями и особыми заметками.

Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.

Но некоторыми кадровыми специалистами указывается данная информация уже изначально, а затем вносятся правки, пометки и исправления. Такой вариант также допустим.

Помимо указанных сведений, журнал учета имеет титульный лист (обложку), на которой указывается общая информация о нем:

  1. Как именуется документ.
  2. Какие документы подлежат регистрации в нем (например, работодатель может вести отдельные журналы для регистрации приказов об оплачиваемых, декретных и административных отпусках).
  3. Наименование компании-работодателя, которая ведет журнал.
  4. За какой период приводятся сведения (обычно это определенный календарный год).
  5. Ответственные за ведение журнала лица (должности с ФИО).

Бумажный журнал нумеруется и прошивается. Электронная версия журнала должна быть распечатана по итогам года и передана на хранение в архив.

Таким образом, журнал учета отпусков не является обязательным документов в организации. Он ведется по желанию работодателя для удобства учета приказов об отпуске сотрудников. Допускается ведение журнала в письменном и электронном форматах. Журнал об учете приказов об отпусках не запрашивается в ходе проверок контролирующими инстанциями, и его отсутствие не может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение законодательства. Законодательство не содержит установленных требований к форме и порядку ведения такого учетного журнала.

Читайте также  Пневматические винтовки без лицензии, как выбрать хорошую пневматику

Источник:
http://pravo.team/trudovoe/otpusk/zurnal-uceta-2.html

Нужно ли вести журнал приказов по отпускам

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О переводе человека на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О предоставлении отпусков.
  6. О направлении сотрудника в командировки.
  7. О поощрениях и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу. Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров. Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.

Обязательно ли вести журнал учета отпусков?

Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена.

Голосование:

Валентина Андреева,к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

  1. Ответ:Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе
    • факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
    • события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
    • документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
    • на обязательные для ведения;
    • на рекомендуемые.
  2. Справочник: Журналы учета и регистрации

Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью.

На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

  • количество прошитых листов;
  • должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
  • его подпись.

Правила и образец заполнения журнала Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555 Установлена Инструкцией, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г.

Обязательно ли ведение журнала регистрации приказов по личному составу

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Нужно ли вести журнал приказов по отпускам

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе. ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п.


1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558).
Так, п. «б» ст.
Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.
Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра. Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

Обязательно ли вести журнал приказов по отпускам

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др. Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена.
Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда.

Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников Постоянно Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда.

Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.

Источник:
http://plusbuh.ru/nuzhno-li-vesti-zhurnal-prikazov-po-otpuskam/