Документы подтверждающие дебиторскую задолженность

Документы подтверждающие дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность нередко становится предметом судебных разбирательств. Длительное неисполнение контрагентами своих обязанностей может привести к взысканию дебиторской задолженности через суд.

Среди основных проблем, возникающих при взыскании дебиторской задолженности через суд — документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности.

1. Договор

Оригинал или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов. Но даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».

2. Первичная документация

Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди наиболее распространённых в хозяйственной деятельности можно назвать следующие первичные документы:

  • платёжные поручения;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг);
  • накладная;
  • кассовый ордер;
  • справка.

3. Акт сверки расчетов

Сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Но, если помимо акта к материалам о взыскании задолженности будут приложены и другие документы (договор, платёжные поручения, акты выполненных работ и т.п.), то в совокупности этот набор документов вполне может стать верным доказательством наличия задолженности.

Важные моменты

  • Нельзя забывать, что при оформлении документов могут быть допущены существенные ошибки, что делает взыскание долга проблематичным. Так, часто в документах имеются противоречия. Например, в договоре фигурирует одна стоимость, а в накладных или актах выполненных работ – другая. Если договор не содержит оговорки, что стороны вправе корректировать стоимость при подписании накладных, актов или иной, аналогичной по смыслу, то вероятность взыскания задолженности в объеме, указанном в первичке, становится спорной. Если же такая оговорка включена в текст договора, то возникает вопрос, кем подписана первичка и были ли у лица, подписавшего документы, необходимые полномочия.
  • Отдельные проблемы при взыскании долга возникают из-за специфики документооборота, когда, например, на договорах проставляется одна печать, а на первичке – другая. При отсутствии документов, объясняющих специфику документооборота, или хотя бы частичной оплаты по спорным документам высока вероятность получить заявление об отказе от факта приемки со всеми вытекающими.
  • Подчеркнем еще один важный аспект, связанный с наличием актов сверки. Как известно, общий срок исковой давности составляет три года. И если этот срок истек, то по заявлению одной из сторон суд может отказать в рассмотрении иска. Однако в соответствии со ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается, если в этот период предъявлен иск в суд, а также если ваш должник совершил действия, свидетельствующие о признании долга. Подписание акта сверки, по мнению судей, как раз и является таким действием. После перерыва срок исковой давности определяется «с нуля», поскольку время, истекшее до перерыва, не засчитывается.

В случае утраты документов, подтверждающих возникновение задолженности, рекомендуем оценить возможность наличия договоров, счетов, платежных документов, актов сверки и какой-либо переписки с контрагентом относительной этой задолженности в смежных отделах или обособленных подразделениях.

Юридический центр «ЮРАКС» оказывает полную и всестороннюю помощь в решении задач по взысканию дебиторской задолженности, и имеют большой опыт работы в этой отрасли.

Предлагаем вам ознакомиться с информацией о центре «ЮРАКС»:

Информацию о наших услугах для юридических лиц можно посмотреть на дополнительном сайте ЮРИСТ ДЛЯ БИЗНЕСА

Наши юристы полностью сохраняют конфиденциальность и действуют только в интересах своего клиента.

Цены на наши услуги разумны и фиксированы.

Юрист от центра «ЮРАКС» всегда готов Вам помочь!

Дежурный юрист юридической компании «ЮРАКС» всегда готов Вам помочь :

990 — 01- 85

Офис в г. Москва:

Ул. Нижегородская, д. 29-33, офис 423

8 (495) 988 46 63

8 (927) 686 81 41

Офис в г. Самара:

Ул. Карбышева, д. 61В, офис 205

8 (846) 990 01 85 ; 8 (927) 609 02 16

8 (927) 68 68 141 ; 8 (917) 126 14 32

www.jurax.ru

Мы в соцсетях:

МЫ СРАЖАЕМСЯ ЗА ВАШИ ПРАВА!

Источник:
http://jurax.ru/press-czentr/stati/ur/dokumentyi-podtverzhdayushhie-debitorskuyu-zadolzhennost.html

Какими документами подтвердить задолженность контрагента?

Ответ на этот вопрос не так прост, как может показаться, иначе количество судебных разбирательств с участием должников и кредиторов было бы значительно меньше. В консультации предлагаем рассмотреть несколько судебных решений, участниками которых являлись операторы связи, требовавшие погашения долгов от своих клиентов. Причем речь пойдет и о физических, и о юридических лицах.

Для чего нужно подтвердить долг?

В процессе сделок (исполнения условий договоров) у сторон возникают права, требования и обязательства. Последние должны исполняться надлежащим образом в соответствии с их условиями и нормами закона (ст. 309 ГК РФ). Должник несет расходы на исполнение обязательства, исходя из его условий. В частности, получив товар, покупатель должен его оплатить. Равно как и продавец должен отгрузить товар при получении предоплаты. Документами, подтверждающими возникновение обязательств, являются отгрузочные (накладные, товарно-транспортные накладные) и банковские (платежные поручения, выписки по расчетному счету) документы.

С услугами сложнее. Подтвердить факт их оказания, а соответственно, возникновение обязательства заказчику перед исполнителем сложнее, особенно если нет материально-вещественного результата. В гражданском законодательстве (ни в гл. 37 «Подряд», ни в гл. 39 «Возмездное оказание услуг») нет четких указаний, как подрядчику (исполнителю) зафиксировать объем и стоимость выполненных работ (оказанных услуг) и подтвердить их документами. Все зависит от конкретной ситуации.

Когда документов по долгу может не хватить?

В качестве доказательств заявленного требования о погашении задолженности исполнитель представил счета, деталировку к счету за услуги связи, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) с указанием их стоимости за отчетный период.

Основанием для осуществления расчетов за услуги связи являются показания оборудования связи, учитывающего объем оказанных оператором услуг связи (ст. 54 Закона о связи). Оборудование, используемое оператором связи для учета объема оказанных услуг, и автоматизированные системы расчетов подлежат обязательной сертификации (Постановление Правительства РФ от 25.06.2009 № 532).

В ходе судебного разбирательства истец не предоставил сведения о том, на каком именно оборудовании был произведен учет оказываемых услуг, не представлены акты подключения, обязанность подписания которых указана в договоре. В частности, услуги телефонной связи оказывались в рамках отдельных заказов. Каждый из них вступает в силу после подписания заказчиком – пользователем услуг телефонной связи.

Указанных документов оператор не представил, вместо этого на рассмотрение арбитров были предложены доказательства направления первичных документов через специализированный интернет-ресурс и детализация оказанных услуг связи, которая по условиям договора и требованиям законодательства в сфере связи не являлась доказательством оказания услуги связи именно их заказчику.

Для сравнения, в Постановлении АС ПО от 19.12.2016 № Ф06-15147/2016 оператору пришлось представить следующие документы, подтверждающие достоверность сведений, содержащихся в деталировках оказания услуг: разрешение на эксплуатацию сооружения связи с приложением, сертификат соответствия оборудования с приложением, а также ответ управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций о продлении разрешений на эксплуатацию оборудования, указанного в приложении к письму. Данными документами был подтвержден факт использования истцом для учета объема оказанных услуг сертифицированного оборудования, обеспечивающего правильность учета соединений и их продолжительности.

Не забывайте об акте сверки расчетов

В соответствии с условиями заключенного договора исполнитель предъявляет пользователю после окончания каждого месяца оказания услуг счет и акт об оказании услуг (выполнении работ) в двух экземплярах. Названные документы в полном объеме были представлены в материалы дела, но ответчик счел их нелегитимными, так как он посчитал сам договор недействующим. Заказчик передал кабели третьим лицам, не уведомив об этом должным образом исполнителя, в ЛКС которого находились кабели.

Оператор как истец представил акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами по делу, что подтверждает признание ответчиком факта наличия задолженности за спорный период. Довод ответчика о том, что линии находились на балансе не только у него, но и у третьих лиц, не опровергает доводы истца о том, что ответчику оказывались услуги. Ответчик не представил в материалы дела мотивированного отказа от подписания актов оказанных услуг (выполненных работ).

Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам. Расчеты подтверждаются актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами. Поэтому бухгалтер вправе составить акт сверки в произвольной форме и с удобными для себя реквизитами. Их набор минимален, о чем свидетельствуют предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах документы – акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих хозяйственные операции, включая суммы, на которые они были совершены при исполнении сторонами сделки.

Оказывается, акт сверки может помочь не только подтвердить расчеты с контрагентом, но и обосновать, правильно рассчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата их признания должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает указанные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может быть двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).

Читайте также  На какой срок заключается коллективный договор

При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета штрафных санкций.

Как доказать наличие долга за превышенный трафик?

Стороны договорились, что счета за услугу присоединения сетей сторон и прочие единовременные платежи выставляются исполнителем до начала оказания услуг. Счета на ежемесячную плату за пропуск трафика (и все другие периодические платежи) выставляются исполнителем до начала периода, в котором будут оказаны услуги.

Плата за превышение объема трафика или дополнительно оплачиваемый трафик осуществляется ежемесячно после оказания услуг и подписания акта приема-сдачи оказанных услуг. Исполнитель выставляет заказчику отдельный счет за превышение трафика либо включает цену превышения трафика отдельной строкой в следующий счет.

В обоснование требования о взыскании долга исполнитель представил такие доказательства: выписку из автоматизированной системы о превышении объема трафика, копии счетов и актов приема-передачи оказанных услуг, списки почтовых отправлений, электронную переписку между сторонами. Поначалу судьи не приняли эту переписку, поскольку сторонами не согласована возможность направления документов по электронной почте.

Между тем электронная переписка представлена оператором не в качестве доказательства отправки абоненту документов (акты и счета были направлены по почте), а как подтверждение получения названных документов. Причем абонент не оспаривал наличие между сторонами переписки по электронной почте, равно как и полномочия лица, ведущего данную переписку. Были также поставлены под вопрос полномочия главного бухгалтера, который подписал и тем самым заверил выписку из автоматизированной системы. Полагаем, это не лишает документ легитимности.

Дело отправлено на новое рассмотрение, причем есть все основания полагать, что представленных оператором документов будет достаточно для подтверждения задолженности за оказанные услуги, превышающие установленную «квоту» трафика.

Обязательны ли договорные отношения?

Пользователь, с которым оформлены договорные отношения, – абонент, обязанный оплачивать оказанные ему услуги. Однако на практике не все, кто пользуется услугами связи, являются абонентами. Иногда услуги потребляются лицами, с которыми не оформлены договорные отношения в установленном порядке. Дает ли это им право не оплачивать выставленные счета по потребленным услугам связи?

Системное толкование норм Закона о связи приводит к выводу о том, что пользователи услуг связи обязаны платить (независимо от того, оформлены или нет с ними отношения у операторов связи). Сказанное подтверждают и судебные решения. Одна из встречающихся ситуаций – отсутствие договорных отношений у государственных заказчиков. Вернее, договорные отношения изначально были, но потом срок договора истек, тем не менее оператор продолжает оказывать услуги связи даже без договора.

К этому его обязывает упомянутый закон, согласно которому операторы связи не вправе в одностороннем порядке приостанавливать и (или) прекращать оказание услуг связи для нужд обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка. А потому операторы не могут прекратить оказание услуг из-за отсутствия государственного контракта, что не освобождает потребившего услуги заказчика от обязанности их оплатить. Постановление АС СЗО от 13.01.2017 № Ф07-12336/2016 – лишнее тому доказательство.

Оказание услуг военному учреждению как государственному заказчику подтверждается данными, полученными с помощью оборудования истца, используемого для учета объема оказанных услуг связи, счетами-фактурами, счетами на оплату. Этого достаточно, чтобы даже без действующего договора удовлетворить иск исполнителя услуг. Причем даже в описанном случае отношения между сторонами имели место (хозяйственные операции совершались), просто они не были оформлены в установленном порядке.

Когда документы не помогут подтвердить долг?

Обратимся к Постановлению АС УО от 16.12.2016 № Ф09-10392/16. Абоненту был выставлен счет за международные услуги связи, которых он не заказывал и не потреблял. По факту несанкционированного подключения абонент обратился в следственные органы, однако в возбуждении уголовного дела было отказано по причине того, что на достаточно большом протяжении доступ к абонентской линии свободен.

Таким образом, надлежащие меры со стороны оператора связи по защите телефонных линий предприняты не были. Причем действия по предотвращению несанкционированного доступа совершал сам абонент, требовавший заблаговременно прекратить предоставление услуг междугородней связи. Однако оператор продолжил оказание данных услуг, не обеспечив должной защиты линии связи. Представленные оператором акты проверок, опровергающие сказанное и составленные в одностороннем порядке, не были приняты во внимание арбитрами. В итоге оператору связи не удалось доказать возникновение задолженности абонента за спорные услуги.

Для сравнения: в похожей ситуации оператору удалось доказать задолженность абонента по существенно превышенным потребленным услугам. Но виноват в этом в большей степени был именно потребитель услуг подвижной связи. Как следует из Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.12.2016 № 09АП-55053/2016-ГК, оператор предоставил предприятию корпоративную связь. Один из идентификационных модулей (сим-карта) сотрудник предприятия потерял, о чем не было своевременно сообщено оператору, и услуги связи продолжали оказываться.

В Правилах оказания услуг телефонной связи [1] четко сказано, что абонент несет обязательства по оплате оказанных оператором связи услуг подвижной связи до момента получения оператором связи уведомления об утрате идентификационного модуля. Это было прописано и в договоре, заключенном предприятием с оператором связи. Действия, направленные на получение услуг, совершенные с абонентским оборудованием – с работающей
сим-картой абонента, считаются совершенными от его имени и в его интересах.

То обстоятельство, что оператор не обратил внимания на существенный рост потребления услуг связи, не является основанием для одностороннего отказа абонента от исполнения обязательства по оплате. Условиями договора предусмотрено право оператора на ограничение предоставления услуг в случае превышения кредитного лимита, но не обязанность введения такого ограничения. Само по себе потребление услуг подвижной связи именно в интересах абонента не является существенным обстоятельством по делу, поскольку утерянная сим-карта до момента заявления об утере числилась за предприятием.

В итоге халатность сотрудника, своевременно не заявившего об утере идентификационного модуля, дорого обошлась предприятию, которому пришлось погасить долг за услуги связи до момента блокировки утерянной сим-карты.

По каким документам отразить долг в учете?

Потому что объем оказанных услуг характеризует в первую очередь доходы оператора, не отражать которые из-за того, что абонент не согласен со счетом или актом, нет оснований. Ведь, оказывая услуги, оператор понес расходы, поэтому он имеет право на получение доходов. Другой вопрос, что доходы корреспондируют со счетом учета расчетов, и задолженность абонент может оспорить (как, например, при необеспечении оператором защиты от несанкционированного доступа в сеть со стороны иных лиц). В данном случае бухгалтер вправе создать резерв под указанную задолженность, предполагая, что при неблагоприятном исходе спора взыскать долг не удастся. Для резервирования также нужны основания и первичный документ.

По нашему мнению, причиной для создания резерва вполне может стать резкое увеличение трафика, а обосновывающим документом является решение, принятое исходя из претензии абонента и актов самого оператора, свидетельствующих о несанкционированном доступе в сеть и о том, что в этом есть вина оператора связи.

В общем случае решение о признании долга сомнительным принимается по каждой задолженности, но сегодня этот процесс можно автоматизировать, не забывая проводить инвентаризацию и проверять все долги на реальность или нереальность их погашения.

Подведем итог. Счета, счета-фактуры и акты выполненных услуг являются безусловным подтверждением факта оказания услуг, их стоимости и объема за расчетный период. Эти документы, в свою очередь, базируются на показаниях оборудования учета расчетов, представляемых в виде детализации или в ином виде, что тоже подтверждает объем оказанных абоненту связи услуг.

[1] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342.

Источник:
http://www.klerk.ru/buh/articles/459459/

Списание задолженности (если нет документов)

Ситуация, когда пропадают должники в деятельности компании довольно распространенная. Исчезнуть могут как покупатели, которые не заплатили за уже отгруженный товар, так и поставщики, которые получили аванс, но отработать его не смогли. В статье подробно разберем как происходит списание задолженности, если подтверждающих эту задолженность документов нет.

Списание задолженности

Предположим, что организация без предварительной оплаты отгрузила товар контрагенту, который он не оплатил и исчез. Такую «выручку» исключить из доходов не получится, но списать «дебиторку» в расходы можно, но только в том случае, если она будет признана безнадежной (Читайте также статью ⇒ Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом). Основания для признания долга безнадежным можно выделить следующие:

  • Ликвидация контрагента-должника;
  • Решение суда;
  • Истечение срока исковой давности;

Ликвидация должника

Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.

Читайте также  Налог с продажи гаража в 2020 году: платить или нет?

Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.

Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.

Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).

Решение суда

Если судебные органы приняли решение, что взыскать деньги с контрагента не получится, то долг признается безнадежным.

Истечение срока исковой давности

Когда срок исковой давности уже истек, дебиторскую задолженность можно списать. Равен такой срок трем годам (Читайте также статью ⇒ Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности + инфографика).

Важно! Срок исковой давности для списания безнадежной дебиторской задолженности равен трем годам.

Здесь важно определить срок, с которого нужно отчитывать три года. Если подписан договор, в котором указан порядок оплаты, но начать отсчет можно с той даты, когда контрагент должен был произвести оплату. Если оформленного договора нет, либо конкретные сроки оплаты в нем не предусмотрены, то отсчет можно начать с того дня, в который было направлено требование об оплате.

Срок исковой давности может и превышать 3 года. Например, если он прерывается, когда организация обратилась в суд или добилась подписания акта-сверки с должником. С этого момента срок отчета начинается заново – при подписании акта, либо замораживается до решения суда – при обращении в суд.

С точки зрения налогового законодательства, были ли попытки компании взыскать долг с контрагента до момента его списания не имеет значения. Для того чтобы списать долг достаточным будет только истечение срока давности.

Порядок списания задолженности

Прежде чем списать долг, потребуется внутри организации подготовить некоторые документы. К таким документам относят:

  • Акт инвентаризации. Нужен такой документ для того, чтобы подтвердить, что организация выявила задолженность. Форма, по которой составляется акт может быть унифицированная, либо разработанная самостоятельно;
  • Бухсправка. Оформляется она произвольного вида, главное, чтобы в ней содержалась информация об имеющейся дебиторской задолженности. Также в справке следует указать причины, по которым в организации нет первичных документов. Причину списания нужно указать так: «в связи с истечением срока исковой давности».;
  • Приказ руководителя о списании. Он оформляется на основании акта о проведенной инвентаризации и бухсправки.

Списание задолженности для целей налогообложения

Для того, чтобы признать расходы для целей налогообложения – они должны иметь обоснование и документальное подтверждение. Если имеет место списание дебиторской задолженности в связи с окончанием срока исковой давности, организация должна иметь подтверждающие документы, которые отражают образование списываемого долга.

В качестве таких документов могут быть приняты любые первичные документы по совершению хозоперации, которая привела к образованию долга. К ним относятся накладные, акты и платежные документы. Такие документы, как акт инвентаризации, бухсправка или договор без «первички» не являются подтверждающими документами.

Для списания задолженности, кроме «первички», организации нужно будет составить акт инвентаризации, обоснование списания «дебиторки» в письменном виде и приказ руководителя.

Важно! Списать «дебиторку» в налоговые расходы без подтверждающих первичных документов нельзя.

Если рассматриваться судебные постановления, то можно сделать вывод, что списывать в налоговые расходы дебиторскую задолженность даже с истекшим сроком исковой давности организации не вправе, если отсутствуют первичные документы (накладная, акт приема-передачи, договор или счет-фактура).

Акт-сверки в этом случае также не поможет, так как первичным документом он не является. Однако, если организации удается подписать акт сверки, то этот факт будет являться признанием долга контрагентом. Срок исковой давности при этом прервется. С даты подписания акта срок исковой давности начнет отсчет вновь.

Другими словами, первичным документом, который позволит списать «дебиторку» в расходы акт-сверки не будет является, но для точного определения срока исковой давности он подойдет.

Бухгалтерский учет списания задолженности

Те суммы «кредиторки», по которым истек срок исковой давности или при ликвидации должниа можно признать как прочие доходы. Ее включают в доход организации в той сумме, в которой задолженность отразили в бухучете. Проводки при этом будут такими:

Д 60 (62) К 91 – долг списан в прочие доходы

Теперь рассмотрим списание «дебиторки». Предположим, что компания оплатила за товар, который контрагент так и не поставил. После некоторого времени организация узнает, что контрагент-должник ликвидировался. В этом случае долг его можно списать. Проводка при этом будет следующей:

Д 91 к которому открыть субсчет «Прочие расходы» К 60, то есть в расходы списан долг, признанный безнадежным (Читайте также статью ⇒ Счет 62 в бухгалтерском учете. Списание дебиторской задолженности. Проводки).

Источник:
http://online-buhuchet.ru/spisanie-zadolzhennosti/

Безнадежная дебиторская задолженность: чем подтвердить, где показать

Когда становится ясно, что ваш должник уже не сможет расплатиться с вами за поставку, вам ничего не остается делать, как списать его долг как безнадежный. Деньги по сделке вы уже не получите, но можно хотя бы уменьшить налог на прибыль. Сделать это нужно вовремя, подтвердить документами, а затем отразить в отчетности.

Из сомнительного долга – в безнадежный

Сомнительный долг – это задолженность, связанная с реализацией товаров, работ, услуг, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, гарантией.

Сомнительный долг в дальнейшем или будет погашен должником (полностью или частично), или превратится в безнадежную задолженность.

Безнадежную дебиторку взыскать невозможно. То есть часть денег или активов утрачены полностью. Налицо убыток. Такой убыток можно отнести на внереализационные расходы или списать за счет созданного резерва по сомнительным долгам.

Резерв создается только по сомнительной задолженности, возникшей в связи с реализацией. Под просроченные авансы поставщикам резерв не создается.

Фирмы, которые формируют резерв по сомнительным долгам, долги, признанные безнадежными, списывают за счет этого резерва. Если резерва не хватает, разницу относят на внереализационные расходы.

Тот, кто резерв не создает, тоже уменьшает свои налоговые обязательства, но не раньше момента, когда долг будет признан безнадежным.

Но не всякую задолженность можно признать безнадежной, чтобы списать.

Задолженность признается безнадежным долгом и учитывается в составе внереализационных расходов отчетного периода на дату истечения срока исковой давности, а также при наступлении обстоятельств, перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ.

Какие нужны документы для списания долга

Чтобы выявить безнадежные долги, проводят инвентаризацию.

Имейте в виду, что акта инвентаризации и одного приказа директора, изданного по ее результатам, недостаточно, чтобы списать найденный безнадежный долг в расходы.

Нужны первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности, исходя из особенностей сделки (см., например, Постановление АС Северо-Западного округа от 9 декабря 2016 г. по делу № А21-8523/2015).

Для каждого случая списания безнадежного долга понадобятся документы по сделке, из которых видны сумма долга и дата его образования.

Вот примерный перечень документов для списания безнадежного долга:

  • акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
  • письменное обоснование списания долга;
  • приказ (распоряжение) руководителя организации о списании долга;
  • договор, в котором указана дата срока платежа;
  • накладные, акты приемки оказанных услуг;
  • документы, подтверждающие платежи (платежные поручения, выписки, ордера и т. п.).

Также нужны бумаги, которые подтверждают наступление обстоятельств, по которым разрешено относить долги к безнадежным (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства;
  • судебные решения, решения органов государственной власти;
  • выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации организации-должника.

На какую дату списывать безнадежный долг

Специальную дату для списания безнадежного долга и уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль Налоговый кодекс прямо не устанавливает. Исходя из практики, наиболее приемлемой считается последний день отчетного или налогового периода, в котором задолженность признана безнадежной (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В свою очередь, датой признания задолженности безнадежной будет дата составления соответствующего документа, дата внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации организации, дата составления акта государственного органа, дата постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

Если же в отношении вашего должника открыто конкурсное производство, то оно считается завершенным с даты внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ (ст. 149 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)»).

Дебиторку банкрота можно признать безнадежной после завершения конкурсного производства и внесения в ЕГРЮЛ записи о его исключении из реестра (Письмо Минфина от 18 марта 2019 г. № 03-03-06/1/17813).

Отражаем списанный долг в отчетности

Списанные безнадежные долги нужно отразить в бухгалтерской и налоговой отчетности.

В бухгалтерской отчетности их отражают по строке 2 350 «Прочие расходы» Отчета о финансовых результатах (приказ Минфина от 2 июля 2010 г. № 66н).

В декларации по налогу на прибыль суммы безнадежных долгов отражаются в таком порядке (Приказ ФНС от 23 сентября 2019 г. № ММВ-7-3/475@):

  • по строке 302 «Суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва»;
  • а также в общей сумме по строке 300 «Убытки, приравниваемые к внереализационным расходам — всего» Приложения 2 к листу 02 декларации.
Читайте также  Ходатайство о рассмотрении дела в отсутствие истца, как составить

Затем эти суммы переносятся в строку 40 Листа 02 декларации.

Расходы на отчисления в резерв сомнительных долгов отражаются в общей сумме по строке 200 «Внереализационные расходы — всего» Приложения 2 к листу 02 декларации.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Источник:
http://www.buhgalteria.ru/article/beznadezhnaya-debitorskaya-zadolzhennost-chem-podtverdit-gde-pokazat

Нет подтверждающих документов дебиторской задолженности

Дата публикации 20.12.2019

В учреждении числится дебиторская задолженность по платным услугам. Согласно выписке организация-должник исключена из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо. В учете сделана проводка по списанию дебиторской задолженности с баланса (дебет счета 2 401 10 173 кредит счета 2 205 31 666). Нужно ли относить эту задолженность на забалансовый счет 04?

По общему правилу с момента возникновения и до полного погашения дебиторская задолженность учитывается на соответствующих балансовых счетах. В настоящее время на балансе учреждения могут учитываться только объекты бухгалтерского учета, соответствующие понятию «актив» (пп. 35, 36, 37 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).

Критерием для списания дебиторской задолженности с баланса может быть тот факт, что такая задолженность больше не является активом (предприняты все меры по ее взысканию) (письмо Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, п. 339 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н).

Таким образом, учреждение может списать дебиторскую задолженность с балансового учета как сомнительную (не соответствующую понятию «актив»). Решение о признании задолженности сомнительной принимает комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов (п. 339 Инструкции № 157н).

Учет задолженности, списанной с баланса, ведется на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в течение срока возможного возобновления согласно законодательству процедуры взыскания задолженности, в т.ч.:

    • в случае изменения имущественного положения должника;
    • до поступления в указанный срок денежных средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов;
    • до исполнения (прекращения) задолженности иным способом, не противоречащим законодательству.

При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством, списанная с балансового учета учреждения задолженность, признанная безнадежной к взысканию, к забалансовому учету не принимается.

Сомнительная задолженность списывается со счета 04 на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию (п. 339 Инструкции № 157н):

    • в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;
    • в иных случаях, предусмотренных законодательством (в т.ч. по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству).

Безнадежным долгом также признается долг, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям:

    • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
    • у должника нет имущества, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

Организация считается недействующей, если она (п. 1 ст. 64.2 ГК РФ):

    • не подавала налоговую и бухгалтерскую отчетности в течение последних 12 мес.,
    • не проводила операций по банковским счетам.

Налоговый орган может исключить такую организацию из ЕГРЮЛ. Ее исключение из реестра влечет все последствия ликвидированного юридического лица. По мнению Минфина России, кредитор организации, исключенной из ЕГРЮЛ, может признать в расходах сумму безнадежной задолженности. Подобные разъяснения даны в письме Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62253 (в целях налогообложения прибыли).

Таким образом, у учреждения есть основания для списания задолженности не только с балансового, но и забалансового учета. В рассматриваемом случае ввиду отсутствия оснований для возобновления процедуры взыскания отражать дебиторскую задолженность на забалансовом счете 04 не требуется (п. 339 Инструкции № 157н).

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Источник:
http://its.1c.ru/db/content/budquest/src/20_12_2019_%F1%EF%E8%F1%E0%ED%E8%E5%20%E4%E5%E1%E8%F2%EE%F0%EA%E8_%E8%F1%EA%EB%FE%F7%E5%ED%E8%E5%20%E5%E3%F0%FE%EB.htm

Когда возникает дебиторская задолженность?

Какие особенности надо учитывать при бухгалтерском учете дебиторской задолженности?

По каким основаниям списывается дебиторская задолженность?

Что такое дебиторская задолженность?

Если коротко, то дебиторская задолженность — это долг учреждению. Дебиторская задолженность означает отвлечение средств из оборота данного учреждения и использование их другими организациями. Причем в бухгалтерском учете эти «долги» считаются в составе актива, т. е. фактически они еще не оплачены, а в прибыль входят.

Дебиторами могут быть как юридические, так и физические лица.

Наличие нескольких источников финансирования предполагает ведение раздельного бухгалтерского учета по доходам и расходам по источникам финансирования:

  • бюджетное (КФО 4);
  • внебюджетное (предпринимательская деятельность; КФО 2).

Следовательно, дебиторская задолженность также оценивается отдельно.

Дебиторскую задолженность анализируют по отдельным ее видам, контрагентам, обязательствам и суммам.

Как управлять дебиторской задолженностью?

Организационные меры по управлению дебиторской задолженностью:

1. Составляем график документооборота.

2. Грамотно и своевременно оформляем договоры с контрагентами-заказчиками.

В договоре прописываем:

  • обязательства сторон;
  • сроки оплаты;
  • стоимость работ;
  • порядок расчетов;
  • ответственность сторон, например:

За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему Договору исполнитель и заказчик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В случае неисполнения заказчиком условий действующего договора исполнитель вправе приостановить проведение работ, оказание услуг на объекте заказчика до полного погашения задолженности последнего перед исполнителем.

и предусматриваем штрафные санкции (пени, неустойки) за нарушение условий договора.

Мы рекомендуем

Перед заключением договора следует проверить контрагента, оценить его финансовое положение, платежеспособность[1].

3. Контролируем дебиторскую задолженность и принимаем меры по ее взысканию.

Задача учреждения — получить денежные средства от заказчиков за выполненные работы, оказанные услуги, поэтому:

  • после того как факт задолженности зафиксирован, звоним клиенту и напоминаем об оплате долга;
  • если срок оплаты превысил 30 дней — направляем должнику письменную претензию;
  • если срок оплаты превысил 90 дней — подаем исковое заявление в суд.

4. Своевременно выдаем и получаем первичные документы (счета на оплату, акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры), которые подтверждают возникновение финансового обязательства.

Факт возникновения дебиторской задолженности у учреждения должен быть обязательно подтвержден первичными документами:

  • договором, в котором указан срок погашения обязательства;
  • товарными накладными и актами работ (услуг);
  • актами инвентаризации дебиторской задолженности;
  • актами сверки.

К сведению

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете».

5. Контролируем денежные поступления, полученные от контрагентов, по доходам, по структурным подразделениям и в целом по учреждению.

6. Проводим инвентаризацию расчетов и обязательств с последующей сверкой взаиморасчетов с дебиторами.

7. Не скрываем дебиторскую задолженность.

За нарушение ведения бухгалтерского учета предусмотрен штраф.

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков

Наибольший удельный вес в дебиторской задолженности имеет задолженность, связанная с продажей товаров, работ, услуг. Она в основном обусловлена формами расчетов с покупателями и заказчиками и предоставленными коммерческими кредитами.

К сведению

Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент ее оплаты заказчиком. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты устанавливаются в договоре между двумя сторонами.

Для анализа дебиторской задолженности в еженедельном режиме формируются реестры по выписанным счетам, оцениваются результаты работы с клиентами-должниками. Долги по оплате должны быть погашены в полном объеме.

[1] Подробнее см.: Овчинникова О. П. Выбираем контрагента: алгоритм действий. — Справочник экономиста — 2017. — № 1. — С. 22–32.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районах город Екатеринбурга»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 2, 2017.

Источник:
http://www.profiz.ru/se/2_2017/debitorskaja_zadolg/