5 главных новостей 2020 года для кадровиков

5 главных новостей 2020 года для кадровиков

Обзоры КонсультантПлюс

Главное изменение 2020 года — это внедрение электронных трудовых книжек. Вокруг этого сформированы другие новации, некоторые из которых сделают жизнь кадровиков проще, а некоторые, наоборот, ее усложнят.

Электронные трудовые книжки

С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников. Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2020 года. Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2020 года и получить подпись работника под уведомлением. А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря.

Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму. Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников.

Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно. Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2020 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

Новый ежемесячный отчет в ПФР

В связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Форму отчета ПФР разработал в конце прошлого года. Фактически это и есть ведение трудовых книжек работников в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ). При этом включать в отчет нужно данные всех работников, а не только тех, кто отказался от бумажной трудовой.

Сведения о трудовой деятельности работников по этой форме надо будет представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. В отчете должны быть указаны сведения:

  • о приеме на работу,
  • о перемещении,
  • об увольнении;
  • о заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки.

Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно. Про прием на работу и увольнение нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение трех дней с даты события, но только с 2021 года. Пока только форма СЗВ-ТД.

Штрафы для кадровиков за персональные данные

Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку. В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:

  • для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

  • для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей;
  • для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.

Новый производственный календарь

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

Электронные заявления и кадровые документы

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении отпуска;
  • другие кадровые документы.

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

Источник:
http://ppt.ru/news/143930

Обязательные кадровые документы

Похожие публикации

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

ООО: обязательные кадровые документы

Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:

  • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ);
  • трудовые договоры с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ);
  • трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
  • «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
  • ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
  • Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ);
  • Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).

Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:

Обстоятельство, при котором требуется наличие документа

Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива)

Должностные инструкции (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009)

Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию)

Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002)

В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников

Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров

Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну

Положение об аттестации сотрудников (ст. 49 закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ)

Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций

Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору.

При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы.

Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ)

При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.

Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.

Если для работы необходимо наличие медкнижки

Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.

Читайте также  Проводки по учету НДС

Микропредприятие: обязательные кадровые документы

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Источник:
http://spmag.ru/articles/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty

Новые правила оформления кадровых документов

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять.

Общие сведения о кадровом делопроизводстве

Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.

Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. И тогда приходится иметь дело со следующими внутренними документами фирмы:

  1. Распорядительными (постановлениями, решениями, указаниями, распоряжениями, приказами – документами административного характера, адресованным нижестоящим/подчиненным фирмам, руководителям, группам и отдельным исполнителям).
  2. Справочно-информационными.
  3. По личному составу, журналами учета и контроля (книгами).
  4. Организационными:

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» утвержден Приказом Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и введен в действие 1 июля 2020 года. Распространяется новый ГОСТ на организационно-распорядительные документы (письма, акты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, постановления и иные документы, которые включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)).

Важно! Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Новые правила оформления кадровых документов – заверение копий

Обратите внимание на п. 5.26 ГОСТа – в нем прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.

Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа. К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».

Новые правила оформления кадровых документов – общие требования к созданию

В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см.

Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

  • Arial № 12, 13;
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Calibri № 14;
  • Verdana № 12, 13 и приближенные к ним.

Реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление предусмотрено нормативными правовыми актами ООО.

Локальный нормативный акт многостраничный, нумеровать страницы можно с титульного листа, а можно со второй страницы (не включая титульную страницу). Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, ширина левого поля на лицевой стороне и правового поля на оборотной стороне должны быть равными.

Важно! Печать на документе не должна попадать на подпись.

Если оформляется копия документа, предназначенная для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Указывается слово «Верно», прописывается информация о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и дата заверения (строкой ниже). Также необходимо сообщить о месте хранения подлинника и поставить печать ООО.

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

  • отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
  • гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
  • название структурного подразделения, выпустившего документ(прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

  • реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
  • реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
  • реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Важно! Ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем (в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации»).

Новые правила оформления кадровых документов – адресация документа должностному лицу

Согласно старому ГОСТу, если документ был адресован физическому лицу, инициалы ставились после фамилии, если должностному лицу – перед фамилией. Новый ГОСТ предписывает ставить инициалы после фамилии, кому бы не был адресован документ. Кроме того, перед фамилией должностного лица теперь разрешается ставить обращение «г-ну» или «г-же» (господину и госпоже соответственно).

В реквизите «адресат» появился новый элемент – адрес электронной почты или номер телефона/факса, если письмо было отправлено без досылки по почте с использованием факсимильной связи или электронной почты.

Важно! В обращении необходимо употреблять слово «уважаемый». Если к адресату обращаются по должности, ее наименование записывается с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: На копии документа, переданного уволенному сотруднику, не указано, в каком месте хранится подлинник документа.

Комментарий: Согласно требованиям нового ГОСТ, на документах, предназначенных для внешних пользователей и уволенных работников, необходимо проставлять отметку о месте хранения оригинала документа.

Читайте также  Муж избил жену - что ему грозит в 2020 году? Что делать если бьет?

Ответы на распространенные вопросы про новые правила оформления кадровых документов

Вопрос №1: Следует ли в ближайшей перспективе ожидать каких-либо еще нововведений, касающихся оформления кадровых документов?

Ответ: Вероятно, да. Дмитрий Медведев недавно поручил упростить регистрацию компаний, а именно сократить уставы да 1-2 страниц.

Вопрос №2: Почему новый ГОСТ, разработанный в 2016 году, был введен в действие только 1 июля 2020 года?

Ответ: Изначально планировалось начать применять новый ГОСТ с 1 июля 2017 года, но в п. 3.3 стандарта упоминались проприетарные шрифты, которые разрешается использовать исключительно при условии приобретения лицензии (они относились к несвободному программному обеспечению).

Источник:
http://online-buhuchet.ru/novye-pravila-oformleniya-kadrovyx-dokumentov/

Общий состав и виды кадровой документации

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений многие документы оформляются под общим названием «кадровая документация».

Кадровая документация — это большой перечень документов, содержащих информацию о сотрудниках, деятельности предприятия и его кадровой службе.

Следует отметить, что для большинства HR-специалистов и менеджеров загадочным является следующий вопрос: из чего состоит система кадровых документов? И какие из кадровых документов обязательны для каждого работодателя?

В специализированной литературе комплекс кадровых документов систематизирован по различным критериям.

Например, по целевой принадлежности различают две большие группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).

Кроме того, применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть намного шире или может быть адаптирован под специфику работы конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и особенностей организации труд, работа.

Для регулирования документооборота в целом работодатель может принять локальный нормативный акт — например, Положение о рабочем процессе или Инструкцию по делопроизводству, регламентирующие перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом следует отметить, что создание и ведение кадрового учета — это не право, а одна из обязанностей работодателя, что регулируется нормативными правовыми актами.

Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом праве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

-трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

-прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

-на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

-по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

-обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

-прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1 а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2 ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5 а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6 а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8 а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9 а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11 а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53 а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54 а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Необязательные кадровые документы, которые работодатель может принять в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодателем определяется самостоятельно.

Необязательные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регулирования трудовых отношений. К таким кадровым документам относятся, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положения об аттестации сотрудников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, объема и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по труду. Бухгалтерский учет и оплата труда, обязательные для каждого работодателя.

При необходимости дополнительные реквизиты могут быть внесены в унифицированные формы первичной бухгалтерской документации. В этом случае все данные, доступные в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, название документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы форм, указанных в альбомах унифицированных форм первичной бухгалтерской документации, рекомендуются и могут быть изменены.

При изготовлении заготовок на основе унифицированных форм допускается внесение изменений в части расширения или сужения столбцов и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в единые формы первичной бухгалтерской документации вносятся путем издания приказа (распоряжения) руководителя организации.

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России единой формы приказа о персонале (например, при выдаче приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются формы, по которым приказы по основному виду деятельности.

Читайте также  Можно ли вернуть принтер в магазин или обменять на другую модель

Тексты приказов, не имеющие единой формы, составляются на усмотрение организации.

Источник:
http://www.9111.ru/questions/777777777950780/

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Источник:
http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya—poshagovyye-instruktsii-2017

Сегодня многие организации активно используют электронный документооборот для автоматизации работы с кадровой документацией.

Работодатели используют электронную почту для переписки с работниками, что позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с ними.

Однако, к сожалению, пока еще нельзя полностью перевести кадровый документооборот в электронный вид.

Документы, которые можно составлять в электронном формате:

  • трудовой договор с дистанционным работником[1];
  • электронный больничный лист[2];
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам[3];
  • сведения о страховом стаже по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ[4];
  • справка по форме 2-НДФЛ;
  • многие другие документы, на которых работник или работодатель не ставит личную подпись.

Но все же большая часть кадровых документов требует ведения и хранения на бумажных носителях — это личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2 или разработанная и утвержденная работодателем локальная форма), приказы по кадрам, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Обсудим преимущества электронных кадровых документов как для работодателя, так и для работника, и возможности, которые предоставляют государственные органы для упрощения работы в получении необходимых документов.

РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

В последнее время часто предметом трудового спора между работодателем и работником являются задержка, невыплата заработной платы, невыдача расчетного листка и т. д. Как выясняется в суде, работодатель нарушает трудовое законодательство не всегда умышленно, а из-за халатного отношения к оформлению документов, простой нехватки знаний и грамотности.

Что касается расчетного листка, то не доводить дело до суда возможно, если правильно наладить документооборот в организации и закрепить его правила в ЛНА.

Если выдавать бумажные расчетные листки каждому работнику проблематично, можно этот процесс перевести в электронный вид. Тем самым работодатель не нарушит условия ст. 136 ТК РФ, а улучшит процедуру взаимодействия.

Для суда выдача расчетного листка по всем правилам в электронном виде будет являться прямым доказательством[5]. Тем более что Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 подтверждает право работодателя направлять работникам расчетные листки в электронной форме по электронной почте, но только в том случае, если этот способ закреплен в ЛНА, например, в положении об оплате труда либо в коллективном договоре. Также в ЛНА можно отразить условие выдачи расчетных листков одновременно несколькими способами (на бумажном носителе и в электронном виде), если это делается в организации.

СПРАВКИ ПО ФОРМЕ 2-НДФЛ, О СУДИМОСТИ, ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Отметим, что работнику получить кадровые электронные документы становится проще. Он может получить необходимые документы не только в отделе кадров, бухгалтерии работодателя, но и на Едином портале госуслуг из личного кабинета налогоплательщика для физических лиц.

Ранее пользователи могли только просматривать справку о своих доходах.

Кроме того, через личный кабинет можно направлять в электронном виде справку по форме 2-НДФЛ, например, в банки.

Электронная подпись в справке 2-НДФЛ pdf-формата встроена непосредственно в документ.

Получение электронных справок упрощает работу, экономит время при приеме на работу тех специалистов, которым нужно предоставить работодателю, например, справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования.

Подобную справку предоставляют кандидаты на определенные должности при оформлении на работу:

  • сотрудника органов федеральной службы безопасности (п. «в» ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности» (в ред. от 02.12.2019));
  • судебного пристава (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 № 118-ФЗ «Об органах принудительного исполнения Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019));
  • сотрудника таможенных органов (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (в ред. от 16.12.2019));
  • работника клиринговой организации (п. 3 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 № 7-ФЗ «О клиринге, клиринговой деятельности и центральном контрагенте» (в ред. от 27.12.2018));
  • прокурора (абз. 5 п. 2 ст. 40.1 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202 — 1 «О прокуратуре Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019));
  • руководителя(лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа), члена совета директоров (наблюдательного совета), члена коллегиального исполнительного органа, а также главного бухгалтера лизинговой организации (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.10.1998 № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)» (в ред. от 16.10.2017));
  • частного охранника (п. 5 ч. 2 ст. 11.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487 – 1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» (в ред. от 02.08.2019));
  • сотрудника сферы образования, воспитания, развития, здравоохранения, детско-юношеского спорта, социальной защиты и отдыха с участием несовершеннолетних детей (ст. 351 ТК РФ).

Справка необходима также в случае принятия:

  • на военную службу, федеральную государственную гражданскую службу или на работу в органы государственной охраны (подп. 4 п. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.05.1996 № 57-ФЗ «О государственной охране» (в ред. от 27.12.2019));
  • гражданскую службу (п. 2 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 16.12.2019));
  • службу в Следственный комитет (п. 2 ч. 4 ст. 16 Федерального закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019)).

Также справку потребуют при приеме на работу:

  • в ведомственную охрану (абз. 3 ст. 7 Федерального закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ «О ведомственной охране» (в ред. от 05.12.2017));
  • непосредственно связанную с обеспечением транспортной безопасности (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности» (в ред. от 02.08.2019)).

Законодательство предусматривает и иные случаи, в которых необходимо предъявлять справку об отсутствии судимости.

[1] Статья 312.2 ТК РФ.

[2] Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ «О внесении изменений в ст. 13 Федерального закона “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” и ст. 59 и 78 Федерального закона “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации”».

[3] Часть 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 02.12.2019; далее — Федеральный закон № 149-ФЗ).

[4] Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от 16.12.2019).

[5] Апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/2017.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 2, 2020.

Источник:
http://www.profiz.ru/kr/2_2020/kadrovye_dokumenty/