Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник:
http://www.garant.ru/article/1101413/

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Читайте также  Что нужно, чтобы выписаться из квартиры и прописаться в другую

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Источник:
    http://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Похожие публикации

    В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

    В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

    Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.

    Уничтожению подлежат документы:

    • которые утратили свое практическое значение;
    • срок хранения которых уже истек;
    • которые невозможно прочитать и восстановить.

    Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

    • Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
    • Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
    • Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
    • Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).

    Процедура уничтожения документации

    Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

    • Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
    • Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
    • Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
    • Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

    В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

    Форма актов

    Акт о выделении документации к уничтожению

    Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

    Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

    • наименование документа;
    • наименование организации;
    • дату составления;
    • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
    • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
    • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

    Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

    • «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
    • Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
    • Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
    • Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
    • Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

    При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

    akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

    Акт об уничтожении

    Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

    В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

    • какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
    • когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
    • каким способом.

    Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

    Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

    Общие рекомендации по составлению актов

    При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

    • Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
    • Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
    • Заверение печатью не требуется.
    • В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

    Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

    Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

    Источник:
    http://spmag.ru/articles/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

    Образец акта об уничтожении документов 2020 года

    Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов. Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы. В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

    Файлы для скачивания:

    Что представляет собой акт об уничтожении документов

    В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

    По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

    Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

    Кто занимается утилизацией документа

    Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

    Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

    Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции. Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

    Порядок проведения процедуры в 2020 году

    Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

    1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
    2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
    3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
    4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
    5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
    6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.
    Читайте также  Договор поставки лекарственных препаратов и медицинской продукции образец

    (Видео: “Порядок уничтожения документов. “)

    Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

    При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

    • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
    • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
    • ниже пишется название документа;
    • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
    • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
    • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
    • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
    • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

    Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

    (Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

    Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

    Образец акта об уничтожении документов

    Хранение акта

    После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия. Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве. Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

    Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет. Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны. Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

    В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам. Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг. Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

    Источник:
    http://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

    Оформляем акты на уничтожение документов

    П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

    Выделение документов к уничтожению

    В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

    В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

    • могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
    • могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

    Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

    Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

    Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

    Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

    • строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
    • устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
    • каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.
      Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
    • служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
    • служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
    • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
    • после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.

    Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

    • для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
    • в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

    Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

    • и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
    • для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

    Акты структурных подразделений

    В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

    • документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
    • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно 2 , в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
    • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.
    Читайте также  Оплачивается ли больничный во время отпуска за свой счет?

    Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

    Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов 3 , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

    В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

    Источник:
    http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/46553-oformlyaem-akty-na-unichtozhenie-dokumentov/

    6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение

    6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор

    документов на уничтожение

    6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

    6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

    6.3. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

    Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2018 году, начинается с 1 января 2019 г.

    6.4. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

    При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

    со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

    со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

    со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

    со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

    со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

    со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

    с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

    с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

    6.5. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения таких документов, описи дел по которым согласованы экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утверждены председателем суда, не пересматриваются.

    Новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов,

    6.6. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

    6.7. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

    Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

    6.8. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

    6.9. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

    На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

    Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

    6.10. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

    6.11. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

    6.12. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

    дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

    в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

    6.13. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу.

    После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

    6.14. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа — примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

    6.15. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

    В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

    6.16. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

    6.17. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

    6.18. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

    6.19. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

    Источник:
    http://sudact.ru/law/prikaz-sudebnogo-departamenta-pri-verkhovnom-sude-rf_414/instruktsiia-o-poriadke-organizatsii-komplektovaniia/6/