Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Источник:
http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya—poshagovyye-instruktsii-2017

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

  • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
  • Методички, книги по делопроизводству.
  • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

  • Порядок установления заработной платы.
  • Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

  • Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
  • Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
  • Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
  • Трудовые книжки.
  • Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

  • штатное расписание;
  • правила распорядка в фирме;
  • прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

  • Наименование должности.
  • Число штатных единиц.
  • Размер оклада.
  • Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

  1. Нумерация.
  2. Шнуровка страниц.
  3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

  • Место работы.
  • Рабочие часы.
  • Заработная плата: размер и порядок выплат.
  • Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

  • наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
  • ФИО сотрудника;
  • должность, на которую принимается сотрудник;
  • срок, на который заключается соглашение;
  • тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
  • должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

  • книги учета;
  • соглашения о материальной ответственности;
  • бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

  • трудовые соглашения;
  • приказы о приеме на службу;
  • трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

  1. Прием заявления у сотрудника.
  2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
  3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
  4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
  5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
  6. Оформление личного дела.
Читайте также  Оценка автомобиля для нотариуса при вступлении в наследство в Балашихе, Бюро Экспертизы и Оценки

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Источник:
http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
________________________________________

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad. my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

— Учредительные документы
— Трудовые договоры
— Штатное расписание (форма Т-3)*
— Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Документ о защите персональных данных работников (положение)
— График отпусков (форма Т-7)*
— Личные карточки (форма Т-2)*
— Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
— Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
— Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
— Трудовые книжки
— Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
— Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
— Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
— Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
— Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
— График сменности обязателен при наличии сменной работы.
— Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
— Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

Читайте также  Должностная инструкция менеджера по продажам

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников.
На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Источник:
http://hrmaximum.ru/articles/labor_law/312

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

    Читайте также  Оформление ВКС на работу: пошаговая инструкция, образец трудового договора, регистрация высококвалифицированного специалиста в 90 дней, постановка иностранца на учет

    Источник:
    http://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

    Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»

    Подготовлена и издана в 2008 году.

    Авторы: Варламова Я.Е., Кошелева Е.А.
    Под ред. Журавлевой И.В.

    Справочник содержит рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, а также примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.

    Формат 72Х10416, 224 страницы.

    Содержание

    ВВЕДЕНИЕ

    ГЛАВА 1. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:
    ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ

    1.1. Обязательные локальные нормативные акты и документы

    1.1.1. Устав организации

    1.1.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

    1.1.3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников

    1.1.4. Положение (Инструкция) об охране труда

    1.1.5. График сменности

    1.1.6. Документы по нормированию труда

    1.2. Факультативные локальные нормативные акты и документы

    1.2.1. Коллективный договор

    1.2.2. Положения о структурных подразделениях

    1.2.3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих

    1.2.4. Положение о персонале

    1.2.5. Положение об аттестации

    1.2.6. Положение о премировании и материальном стимулировании

    1.2.7. Альбом форм документов по учету кадров

    1.2.8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству

    1.3. Штатное расписание и график отпусков

    1.3.1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

    1.3.2. График отпусков (унифицированная форма Т-7)

    Приложение 1.1. Правила внутреннего трудового распорядка

    Приложение 1.2. Положение о защите персональных данных работников

    Приложение 1.3. Положение об охране труда

    Приложение 1.4. Коллективный договор

    Приложение 1.5. Положение об аттестации работников

    Приложение 1.6. Инструкция по делопроизводству

    ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ
    С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

    2.1. Договоры: трудовой и гражданско-правовой

    2.2. Личная карточка (форма Т-2)

    2.3. Подсчет страхового стажа

    2.4. Личное дело

    2.5. Военно-учетный стол

    2.6. Трудовая книжка

    2.6.1. Общие положения по ведению трудовых книжек

    2.6.2. Основные требования по ведению трудовых книжек

    2.6.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

    2.6.4. Сведения о работе

    2.6.5. Сведения об увольнении

    2.6.6. Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования)

    2.6.7. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек

    2.6.8. Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории)

    2.6.9. Запись о времени прохождения военной службы

    2.6.10. Записи о времени обучения

    2.6.11. Запись о награждении почетной грамотой организации

    2.6.12. Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

    2.6.13. Хранение и учет трудовых книжек

    2.7. Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

    2.7.1. Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой

    2.7.2. Приказы по личному составу

    2.7.3. Документы, сопутствующие изданию приказов

    2.8. Регистрация кадровых документов

    2.8.1. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

    2.8.2. Журналы учета на факультативной основе

    2.8.3. Оформление регистрационного журнала

    Приложениe 2.1. Личная карточка работника

    ГЛАВА 3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

    3.1. Цель создания, задачи и организация деятельности архива

    3.2. Составление номенклатуры дел

    3.3. Формирование дел

    3.4. Подготовка дел к архивному хранению

    3.5. Проведение экспертизы ценности документов

    3.6. Оформление дел

    3.6.1. Перегруппировка документов в деле

    3.6.2. Подшивка или переплет дела

    3.6.3. Нумерация листов в деле

    3.6.4. Составление заверительной надписи дела

    3.6.5. Составление внутренней описи документов дела

    3.6.6. Оформление обложки дела

    3.7. Составление описей дел

    3.7.1. Заполнение формы описи

    3.7.2. Составление отдельной описи на невостребованные документы

    3.7.3. Справочный аппарат описи

    3.7.4. Указатели к описи

    3.7.5. Научно-справочный аппарат

    3.7.6. Историческая справка к описи

    3.8. Порядок уничтожения дел

    3.9. Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

    Источник:
    http://www.profiz.ru/kr/projects/book-kr/

    Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»

    Подготовлена и издана в 2008 году.

    Авторы: Варламова Я.Е., Кошелева Е.А.
    Под ред. Журавлевой И.В.

    Справочник содержит рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, а также примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.

    Формат 72Х10416, 224 страницы.

    Содержание

    ВВЕДЕНИЕ

    ГЛАВА 1. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:
    ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ

    1.1. Обязательные локальные нормативные акты и документы

    1.1.1. Устав организации

    1.1.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

    1.1.3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников

    1.1.4. Положение (Инструкция) об охране труда

    1.1.5. График сменности

    1.1.6. Документы по нормированию труда

    1.2. Факультативные локальные нормативные акты и документы

    1.2.1. Коллективный договор

    1.2.2. Положения о структурных подразделениях

    1.2.3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих

    1.2.4. Положение о персонале

    1.2.5. Положение об аттестации

    1.2.6. Положение о премировании и материальном стимулировании

    1.2.7. Альбом форм документов по учету кадров

    1.2.8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству

    1.3. Штатное расписание и график отпусков

    1.3.1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

    1.3.2. График отпусков (унифицированная форма Т-7)

    Приложение 1.1. Правила внутреннего трудового распорядка

    Приложение 1.2. Положение о защите персональных данных работников

    Приложение 1.3. Положение об охране труда

    Приложение 1.4. Коллективный договор

    Приложение 1.5. Положение об аттестации работников

    Приложение 1.6. Инструкция по делопроизводству

    ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ
    С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

    2.1. Договоры: трудовой и гражданско-правовой

    2.2. Личная карточка (форма Т-2)

    2.3. Подсчет страхового стажа

    2.4. Личное дело

    2.5. Военно-учетный стол

    2.6. Трудовая книжка

    2.6.1. Общие положения по ведению трудовых книжек

    2.6.2. Основные требования по ведению трудовых книжек

    2.6.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

    2.6.4. Сведения о работе

    2.6.5. Сведения об увольнении

    2.6.6. Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования)

    2.6.7. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек

    2.6.8. Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории)

    2.6.9. Запись о времени прохождения военной службы

    2.6.10. Записи о времени обучения

    2.6.11. Запись о награждении почетной грамотой организации

    2.6.12. Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

    2.6.13. Хранение и учет трудовых книжек

    2.7. Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

    2.7.1. Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой

    2.7.2. Приказы по личному составу

    2.7.3. Документы, сопутствующие изданию приказов

    2.8. Регистрация кадровых документов

    2.8.1. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

    2.8.2. Журналы учета на факультативной основе

    2.8.3. Оформление регистрационного журнала

    Приложениe 2.1. Личная карточка работника

    ГЛАВА 3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

    3.1. Цель создания, задачи и организация деятельности архива

    3.2. Составление номенклатуры дел

    3.3. Формирование дел

    3.4. Подготовка дел к архивному хранению

    3.5. Проведение экспертизы ценности документов

    3.6. Оформление дел

    3.6.1. Перегруппировка документов в деле

    3.6.2. Подшивка или переплет дела

    3.6.3. Нумерация листов в деле

    3.6.4. Составление заверительной надписи дела

    3.6.5. Составление внутренней описи документов дела

    3.6.6. Оформление обложки дела

    3.7. Составление описей дел

    3.7.1. Заполнение формы описи

    3.7.2. Составление отдельной описи на невостребованные документы

    3.7.3. Справочный аппарат описи

    3.7.4. Указатели к описи

    3.7.5. Научно-справочный аппарат

    3.7.6. Историческая справка к описи

    3.8. Порядок уничтожения дел

    3.9. Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

    Источник:
    http://www.profiz.ru/kr/projects/book-kr/