Как восстановить трудовую книжку работника

Как восстановить трудовую книжку работника

Обзоры КонсультантПлюс

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2020 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Источник:
http://ppt.ru/art/tk/vosstanovlenie

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.
Читайте также  Как составить бухгалтерский баланс: пример для чайников

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Источник:
http://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/kak-vosstanovit-pri-utere/

Если работник потерял трудовую книжку

«Отдел кадров», 2008, N 1

Если работник потерял трудовую книжку

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.

Однако на практике нередко возникают ситуации, когда при устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или она находится в плачевном состоянии: порвана, обгорела, испачкана и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами:

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция);

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом:

1) завести новую трудовую книжку;

2) оформить дубликат.

Заводим новую трудовую книжку

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Как видно из содержания приведенной нормы, в данном случае закон возлагает обязанность по оформлению работнику трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.).

Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим правилам их можно внести только в дубликат, а не в новую трудовую книжку.

Если же сотрудник хочет восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

В Правилах ничего не говорится о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о количестве таких обращений. Кроме этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения.

Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании писем-запросов.

Записи о трудовом стаже в дубликате работника могут быть созданы на основании двух групп документов:

— документов, подтверждающих его трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица;

— документов, подтверждающих его страховой стаж после регистрации в качестве застрахованного лица в ПФР.

До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее — Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (далее — Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета).

Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов.

Если ваша организация оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом.

Прежде всего делается запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так же, как и при заполнении оригинала.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 — наименование работодателя, структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, а также сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя.

Затем в графе 2 пишется дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Потом в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Никакими подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает трудовую книжку (см. образец на с. 28).

Источник:
http://hr-portal.ru/article/esli-rabotnik-poteryal-trudovuyu-knizhku

Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Трудовой Кодекс РФ обязывает организации при приёме на работу требовать от кандидата документ, подтверждающий его стаж. То есть, важность трудовой книжки очевидна. Как бы это ни было, бывают случаи, при которых наниматель теряет книжку сотрудника. Как быть в таком случае? Какие предпринимать действия? А как быть, если человек сам потерял свой документ? Любой наёмный рабочий может столкнуться с такой проблемой — потеря документа, который отражает стаж. Книжка может пострадать из-за самого владельца: обгореть, испачкаться, порваться.

Читайте также  Договор подряда на бетонные работы образец

Получение дубликата: с чего начинать

Потеря такого важного документа влечёт за собой серьёзные последствия. Ведь каким-то образом документ нужно восставить и заполнить корректной информацией. Что делать, если трудовую книжку потерял?

Если организация не может предоставить книжку в связи с её утерей, она не спешит предпринимать какие-либо действия. Чтобы вернуть документ, наёмный рабочий сам должен заниматься вопросами оформления.

Первым делом, сотруднику следует написать заявление, в котором говорится о сути проблемы. Руководствоваться нужно законом – пунктом 31 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ (№ 225 от 16.04.2003).

А также стоит руководствоваться нормативно-правовыми актами:

  1. Трудовое законодательство во главе с Трудовым кодексом РФ.
  2. Ведомственные инструкции и руководящие документы, в частности, Инструкция по заполнению документа (№ 69 от 10.10.2003).

Если трудовое законодательство регламентирует общие права и обязанности сторон служебного контракта в случае утери трудовой книжки, то ведомственные инструкции детально раскрывают этот вопрос применительно к правилам, сложившимся в данной конкретной организации или компании.

Первые шаги в оформлении дубликата

Процесс восстановления книжки при утере может причинить серьёзные неудобства.

Ведь в неё отражаются самые важные данные за длительный период:

  • стаж работы (общий);
  • стаж работы в настоящей компании (в которой был утерян документ).

И эти данные нужно получить снова. Виновный работодатель не станет заниматься восполнением потерянных данных. Поэтому вся тяжесть этого бремени кладётся на плечи самого пострадавшего. Сложность состоит не только в том, чтобы запросить организации разных форм собственности, адреса и контакты которых уже утеряны. Хуже всего тогда, когда среди них есть компании, которые уже прекратили свою деятельность.

Но не стоит думать, что виновный работодатель останется без дела. Он всё равно должен помогать сотруднику в заведении документов. Об этом говорит пункт 7 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда РФ (от 10.10.2003 №69).

Помимо того, что работодатель должен помочь, он несёт ответственность за утерю такого важного документа. Она выражена в виде строгих санкций, штрафов.

Чтобы найти информацию о предыдущем стаже работы, необходимо обратиться к следующим организациям:

  1. Госархив.
  2. Пенсионный фонд.
  3. Предыдущие компании, в которых работал сотрудник (для подтверждения стажа).
  4. Иные организации.

Обычно этим занимается сам сотрудник. Но если произошла массовая утеря трудовых книжек, всеми вопросами изготовления копии занимается сам работодатель, согласно пункту 34 Правил. В таком случае собирается комиссия, которая занимается этим проблемным вопросом.

Как быть при утере книжки и одновременной ликвидации предприятия

Подтвердить стаж в ликвидированной организации, или в нескольких, очень сложно. Потребуется обратиться в Госархив или Пенсионный фонд. Ещё можно решить вопрос через суд. Но для суда нужны доказательства.

  • показания свидетелей — бывших сослуживцев, руководящих работников такого предприятия;
  • оставшиеся на руках расчётные листки с указанием должности, места работы и зарплаты;
  • ответы на запросы из архивных фондов.

Нужно будет отправить запрос в государственный архив на сведения о ранее действующих организациях. Если там отказали и не дали нужные данные, следует подавать судебный иск, в котором обратиться к суду с ходатайством об истребовании необходимых документов на том основании, что самостоятельно это сделать невозможно.

Ответственность работодателя в связи с потерей книжки

В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.

При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:

Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.

Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки

Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.

Они предпочитают придумывать отговорки:

  1. Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
  2. Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
  3. Документальная путаница.

Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).

Восстановление документа после увольнения

Процедура восстановления книжки после увольнения проводится стандартно. В законодательстве нет никаких заметок по поводу срока обращения в соответствующие организации. Значит, нет никаких ограничений.

Это преимущество для граждан, ведь потеря может вскрыться, спустя длительное время. Не стоит забывать, что даже бывший наниматель обязан помогать своему сотруднику в восстановлении утраченных сведений.

Как правильно заполнить заявление

Для получения новой трудовой книжки, нужно сначала разобраться со старой. Заявление составляется от имени рабочего на имя нанимателя или компании. В нём должна отражаться информация о том, по какой причине был утрачен документ и просьба о выдаче дубликата.

Обстоятельства дела следует описать максимально чётко и последовательно, чтобы не возникало двусмысленного толкования.

Текст следует написать грамотно, без каких-либо исправлений и зачёркиваний. Необходимо указать дату составления и поставить подпись. При этом неважно — заявление составлено от руки или напечатано на компьютере.

Адресовать следует самому руководителю, а не начальнику кадровой службы. Это снижает риск его потери или отписки.

Если его подают в отдел делопроизводства лично, то следует проследить, чтобы на втором экземпляре сотрудник проставил отметку о принятии, включающую дату, фамилию принявшего, его должность и печать (штамп).

При отправке почтой такой запрос следует отправлять только заказным письмом с уведомлением о получении.

Как быть, если сам виноват в потере книжки

При переезде, в форс-мажорной ситуации, с документами может произойти что угодно. Если работник сам потерял книжку, ему нужно как можно скорее заняться её восстановлением.

Тогда нужно обратиться на последнее место работы, составить заявление о повторном получении документа. Ко всем бывшим работодателям тоже нужно обратиться для подтверждения трудового стажа.

А если предыдущая компания ликвидирована, потребуется обратиться в Государственный архив.

Ещё можно посетить Пенсионный фонд. Тогда работник получит всю необходимую информацию бесплатно и в установленные сроки.

Какие записи должны отражаться в дубликате

В копии должны отражаться все те же сведения, что и в оригинале. Вносятся данные о непрерывном стаже работы сотрудника во всех организациях, а также — в той компании, в которой он числится сейчас.

А также вносятся данные о награждениях, причинах увольнения с предыдущих мест работы. При этом стаж отражается суммарно. Без указания должности.

Важно иметь подтверждение всех данных, только после этого информацию можно вносить в новый документ.

Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

  • часть 3 статьи 303, статья 309 Трудового кодекса РФ (отсутствие трудового стажа, так как нет его подтверждения);
  • несоответствие стажа.

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Напрашивается вывод о том, что получить утерянную книжку совсем непросто. Но не стоит волноваться. Неважно, по чьей вине был утерян документ. В любом случае его реально восстановить. Ведь даже если наниматель потерял трудовую книжку, сотрудник способен сделать это самостоятельно.

Есть только разница в усилиях, которые придётся приложить, если утеря случилась по вине работника. Ему придётся бегать по местам работы, обращаться в архив или иные учреждения. А вот если утеря произошла по вине компании, сотрудник потратит меньше сил на дубликат.

В принципе, можно и не заниматься дубликатом. Если трудовой стаж небольшой, можно не тратить свои силы и завести новый документ. Ведь больше всего, пенсия зависит не от размера стажа, а от размера пенсионных отчислений. Тут нужно решать самому работнику.

Источник:
http://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/chto-delat-esli-knizhku-poteryal

Что делать при потере трудовой книжки

От чего отталкиваться

Прежде чем говорить о стратегии того, как восстановить трудовую книжку, важно определить, по чьей вине произошла утрата. Возможны два варианта:

  1. Она потеряна, когда находилась у работодателя
  2. Она находилась у работника после его увольнения и потеряна работником.

Книжку потерял работодатель

В соответствии с постановлением правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (в редакции от 19.05.2008), ответственность за их хранение несет работодатель, поэтому он и несет все расходы, материальные и временные. Ответственность за утерю трудовой книжки и обязанность позаботиться о ее восстановлении ляжет на работодателя, даже если ТК была выдана неправомерно и ее потерял сам сотрудник.

Книжку потерял работник

Во время официального трудоустройства гражданина его трудовая находится у работодателя, только в этот период возможна утеря трудовой книжки работодателем. Если утрата произошла, когда гражданин официально не был трудоустроен и трудовая находилась у него на руках, все расходы, материальные и временные, по восстановлению ТК он несет сам.

В соответствии с пунктом 31 постановления, лицо, утратившее ТК, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Сотрудники кадровой службы должны оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат трудовой книжки при утере вносятся:

  • сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении).

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Важно помнить, что все записи в ТК должны подтверждаться документально.

Что делать в случае утраты

Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.

Читайте также  Типовой договор купли-продажи материалов

Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:

Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.

Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.

Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.

Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.

Заявление об оформлении дубликата книжки

Генеральному директору ООО «Пион»

от главного специалиста отдела продаж

(табельный номер 123)

Заявление
об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в соответствии с п. 31 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

_________________ 02 декабря 2019 года
(подпись)

Источник:
http://clubtk.ru/poterya-trudovoy-knizhki

Новая трудовая книжка: дубликат или полноценный документ?

При заключении трудового договора будущий работник в соответствии со статьей 65 ТК РФ предъявляет обязательный пакет документов:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, ­подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Но, предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту? Ему придется завести работнику новую трудовую книжку, потому что в статью 65 ТК РФ после октябрьских поправок был внесен дополнительный абзац, прямо указывающий на это.

Часть 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Эта норма вызывает немало трудностей у кадровиков. Дело в том, что не ясно, чем будет эта «новая» трудовая книжка – дубликатом или полноценным документом. Давайте разберемся.

Как будем оформлять трудовую книжку

До внесения поправок в Трудовой кодекс РФ мы все руководствовались правилами оформления трудовых книжек, установленными в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 6 февраля 2004 г.)

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

То есть ранее был установлен следующий порядок. Трудовая книжка выдавалась только работнику, принятому на работу впервые. Если трудовая книжка пострадала или была утеряна, то в установленном порядке работнику выдавали дубликат трудовой книжки.

Теперь же работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку в случае ее порчи или утраты. С введением этого требования появился целый ряд проблем. Единственное условие, которое установлено при этом, – работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки при приеме на работу.

Виновные действия

Если прежний работодатель внес вашему работнику запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора по инициативе работодателя из-за виновных действий работника, тогда, возможно, при трудоустройст­ве к вам он скажет, что потерял трудовую книжку. А вы уже не сможете отправить его к последнему работодателю за оформлением дубликата. Вам придется завести ему новую трудовую книжку.

Кроме того, раньше при оформлении дубликата предыдущий работодатель внес бы в трудовую книжку запись о причине расторжения трудового договора с работником. Значит, работники больше не боятся внесения в трудовую книжку записи о расторжении трудового договора по его виновным действиям. При этом в связи с тем, что вступил в силу Федеральный закон от 21 января 2007 г. 152-ФЗ «О персональных данных» у работодателя окончательно была утрачена возможность запросить информацию о работнике у его последнего (или любого другого) работодателя.

Таким образом, единственный вариант защиты работодателя в данной ситуации – просить работника предоставить рекомендации с предыдущих мест работы. При этом работодателю не надо забывать, что предоставление рекомендации – это право, а не обязанность соискателя при трудоустройстве. Работодатель даже в случае отказа работника предоставить рекомендации не сможет на данном основании отказать работнику в приеме на работу.

Дисквалификация

Аналогичная ситуация возникает в том случае, если работнику в трудовую книжку была внесена запись о дисквалификации его с определенной должностной позиции. Работник придет устраиваться к вам, как к ­следующему работодателю, с заявлением о потере трудовой книжки.

При этом для подстраховки от незаконного приема на работу работника, который был дисквалифицирован по решению суда и запись в трудовую книжку которого не была внесена, работодатель не просто может, а обязан провести проверку при приеме на работу на дисквалификацию.

Пункты 2 и 3 статьи 32.11 «Исполнение постановления о дисквалификации» Кодекса об административных правонарушениях РФ

2. Исполнение постановления о дисквалификации производится путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом.
При заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор (контракт) лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.

3. Формирование и ведение реестра дисквалифицированных лиц ­осуществляются органом, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату информацию из реестра дисквалифицированных лиц в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Когда у работника несколько трудовых книжек

Предположим, кандидат «найдет» трудовую книжку и придет к вам сразу с несколькими экземплярами на выбор. Ведь из статьи 65 ТК РФ можно сделать вывод, что на основании письменного заявления работник может оформлять на каждом новом месте работы именно новую трудовую книжку.

Какую же из них нужно принимать и в какую вносить запись? Целесообразно вносить запись в одну из предъявленных трудовых книжек. А вот принимать придется все-таки все трудовые книжки, так как по записям, внесенным в трудовую книжку, работодателю будет необходимо рассчитывать страховой стаж для оплаты листов нетрудоспособности. При этом если получится так, что стаж будет накладываться в нескольких трудовых книжках, то для расчета страхового стажа работодатель будет учитывать только один период (ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 8 приказа Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2006 г. № 91).

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2007 г. № 91

Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, является трудовая книжка установленного образца (далее – трудовая книжка).

При расторжении договора работодатель будет обязан выдать все взятые у работника на хранение трудовые книжки под его подпись.

…и несколько основных мест работы

Работники могут теперь фактически иметь несколько именно основных мест работы, оформляя на каждом рабочем месте на основании заявления трудовые книжки. Каким же образом будут исчислять стаж следующие работодатели, ведь им нужно будет проводить сравнение и не учитывать повторно периоды наложения стажа, описывалось выше.

С принятыми в октябре 2006 г. поправками в Трудовой кодекс РФ и изменением законодательства по оплате листков нетрудоспособности, опирающегося на расчет страхового стажа, значение трудовой книжки возросло, но в то же время она перестала существовать в единственном экземпляре! Данные изменения ставят перед практикующими специалистами много вопросов, разрешить которые собирается в ближайшие годы законодатель, отменив институт трудовой книжки в принципе. Но до момента фактического отказа от трудовой книжки как документа, подтверждающего трудовой стаж работника, надо как-то выходить из сложных ситуаций, в которых сейчас оказались многие кадровики. Автор рассказала, как справиться с самыми распространенными из них.

Источник:
http://delo-press.ru/journals/staff/pravovoe-obespechenie-deyatelnosti/36444-novaya-trudovaya-knizhka-dublikat-ili-polnotsennyy-dokument/