Должностные обязанности документовежа в воинской части

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция документоведа (Вариант 2)

1. Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов.

1.2. На должность:

— документоведа принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

— документоведа II категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

— документоведа I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

— методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

— основы эргономики, социальной психологии, социологии;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Документовед в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________;

— настоящей должностной инструкцией;

(иными актами и документами, непосредственно связанными

с трудовой функцией Документоведа)

1.5. Документовед подчиняется непосредственно _________________________

1.6. В период отсутствия документоведа (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2.1. Организация документационного обеспечения управления.

2.2. Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.

3. Должностные обязанности

Документовед исполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

3.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

3.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

3.5. Организует внедрение систем ведения документации.

3.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

3.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

3.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

3.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Документовед привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе

Квалификационной характеристики должности «Документовед» (Единый

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики

должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и

организациях», утвержденный Постановлением Минтруда России

от 21.08.1998 N 37),_______________________________________________________

(реквизиты иных актов и документов)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией

осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией

(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой

частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными

инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся

Источник:
http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda-variant-2

Должностная инструкция документоведа

Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

  1. Документовед включается в разряд специалистов.
  2. На должность:
    • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
    • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
    • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
  3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
    • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
    • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
    • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
    • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
    • создание и правильное ведение архивного дела;
    • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
    • начальные навыки программирования;
    • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • нормы законов РФ о труде;
    • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
    • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
  4. Документовед во время своей работы опирается на:
    • Устав (Положение) организации;
    • должностную инструкцию;
    • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
  5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
  6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

  1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
  2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
  3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
  4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
  5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
  6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
  7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
  8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
  9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

  1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
  2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
  3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
  4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
  5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

  • за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
  • за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
  • за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

  • предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
  • обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
  • обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
  • разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
  • закрепить границы ответственности для персонала.
Читайте также  Бухгалтерский баланс 2019

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Общие моменты оформления

Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21.08.1998 №37, или профстандартах.

Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

Как оформить должностную инструкцию

  1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
  2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
  3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
  4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.

Источник:
http://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda/

Должностная инструкция документоведа

Открыть в формате WORD

I. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

— документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

— документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

— документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению

документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного

4. Документовед должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

4.5. Организацию архивного дела.

4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

4.7. Основы программирования.

4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Законодательство о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда.

5. Документовед подчиняется непосредственно

(начальнику отдела документационного

обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

6. Организует внедрение систем ведения документации.

7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).

6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Документовед несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник:
http://hr-portal.ru/pages/Di/061.php

Должностная инструкция документоведа

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2020 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Читайте также  О порядке оказания помощи гражданам, пострадавшим в результате пожара - Боголюбов Александр Алексеевич, 28 мая 2018

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
  • организацию архивного дела;
  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
  • основы программирования;
  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
  • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
  • документообразование;
  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

  • законодательством Российской Федерации,
  • Уставом (положением) организации,
  • приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа — образец 2020 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Источник:
http://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-dokumentoveda

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная горячая линия юридической помощи

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

  • Главная
  • ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 19.04.96 N 150 «О ТАРИФНО — КВАЛИФИКАЦИОННЫХ ХАРАКТЕРИСТИКАХ (ТРЕБОВАНИЯХ) ПО ДОЛЖНОСТЯМ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ТЕХНИЧЕСКИХ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ, ЗАМЕЩАЕМЫМ ГРАЖДАНСКИМ ПЕРСОНАЛОМ ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ВОЕННО — УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАХОДЯЩИХСЯ НА СМЕТНО — БЮДЖЕТНОМ ФИНАНСИРОВАНИИ»
  • На момент включения в базу документ опубликован не был

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники: по учету, контролю исполнения, оперативному хранению, справочной работе. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая документы на шинных носителях и классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно — методические материалы по документационному обеспечению. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические и другие руководящие материалы, нормативные документы по документационному обеспечению управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы разработки их оптимальных структур; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, стандарты на унифицированные системы документации; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования, управления, эргономики, социальной психологии, социологии, трудового законодательства; документообразование; организацию государственных учреждений и общественных организаций, экономические и правовые аспекты их деятельности; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

Читайте также  Активные и пассивные счета, активно-пассивные счета понятие

Требования к квалификации по разрядам оплаты.

6 разряд (документовед) — высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должности техника I категории не менее 3 лет либо в других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет;

7 — 8 разряды (документовед II категории) — высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа или в других должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет;

8 — 9 разряды (документовед I категории) — высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет;

10 — 11 разряды (ведущий документовед) — высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа I категории не менее 2 — 3 лет.

Источник:
http://zakonbase.ru/content/part/307413

Профессия документовед: должностные обязанности

Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.

Кто такой документовед

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Обязанности документоведа

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

— составление, учет, хранение и контроль документов;

— систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

— организацию оптимального документопотока внутри организации;

— организацию хранения и разработку классификаторов документации;

— сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

— упорядочивание входящей документации;

— разработку стандартных форм и табелей документов;

— создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

— подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Где может работать документовед

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

— в органах власти, как местных, так и государственных;
— в органах ведомственного управления;
— в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
— в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
— в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

Источник:
http://fb.ru/article/218290/professiya-dokumentoved-doljnostnyie-obyazannosti