Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

  • Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
  • Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

  • письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

  • обычные письма направляются одному получателю;
  • циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

  • В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
  • Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

По форме отправления деловые письма разделяют на:

  • традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
  • электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

  • регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
  • нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

  • информационные, создаваемые с целью передать информацию;
  • рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

  • Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
  • Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
  • Согласование проекта текста письма, редактирование.
  • Подписание письма руководителем.
  • Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
  • Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

  • Наименование организации.
  • Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].
  • Дата и регистрационный номер.
  • Адресат.
  • Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
  • Текст письма.
  • Подписи составителей письма.
  • Отметка об исполнителе.
  • Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
  • Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Другие статьи по данной теме:

  • назад:Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления
  • далее:Особенности составления информационно-рекламных и рекламных писем
  • Образцы оформления деловых писем (напоминания, благодарности, претензии, информационно-рекламного)

Список использованных источников

Источник:
http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-13.html

Служебное письмо

Виды служебных писем

В процессе деятельности любая организация взаимодействует с внешним миром, будь то контрагенты или контролирующие органы, посторонние физические лица – возможные потребители услуг или благотворительные организации. В связи с этим различаются следующие виды писем:

Все эти документы могут считаться служебными письмами.

Особенности составления служебных писем

К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:

  1. письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
  2. письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
  3. письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
  4. письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
  5. поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.

Форма служебного письма

Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.

В служебном письме вне зависимости от его подвида должны иметься следующие структурные элементы:

  • «шапка», содержащая реквизиты организации (при отправлении письма на бланке ее заменит бланк);
  • название письма (опционально, но желательно);
  • вступление, в котором излагаются поводы для написания письма («Во исполнение договора…», «С целью организации мероприятия…», «На основании вашего запроса…»;
  • непосредственно текст письма, содержащий в себе изложение просьбы/информации и т.п.;
  • завершающая часть, в которой, если необходимо, указываются просьба, пожелание, выражается надежда на сотрудничество;
  • список приложений, если имеются;
  • подпись руководителя – автора письма.
Читайте также  Особенности исполнения наказания по ст

После подписания руководителем письму присваиваются дата и исходящий номер.

Особенности отправки служебных писем

Отправку служебной корреспонденции почтой рекомендуется осуществлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой способ хорош тем, что при оформления заказного письма забрать его из отделения почты сможет только адресат или его представитель по доверенности, которому при этом будет предложено заполнить уведомление о вручении.

Уведомление о вручении направляется отправителю и содержит в себе дату вручения письма и информацию о лице, которое его получило, и в дальнейшем может служить доказательством получения корреспонденции даже для суда.

Источник:
http://zakonius.ru/obrazec/sluzhebnoe-pismo

Правила оформления служебных писем

Письма являются одним из самых распространенных способом обмена информацией. В обычной жизни и на работу без них уже нельзя обойтись. Прочитав эту статью, вы узнаете, что такое служебное письмо — правила оформления.

Служебное письмо — что такое? Письмами называются довольно разные по своему содержанию документы.

Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

  1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Цель служебного письма

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Подробности

Требования к документу

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Реквизиты письма

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.

Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

  1. — дата;
  2. — номер письма;
  3. — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
  4. — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
  5. Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
  6. — название предприятия, организации, компании;
  7. — структурное подразделение;
  8. — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
  9. — адрес получателя.

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классификация служебных писем

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью.

Все деловые письма подразделяются на следующие виды:

  1. Сопроводительное письмо.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационное письмо.
  4. Рекламное письмо.
  5. Гарантийное письмо.
  6. Претензионное письмо.
  7. Арбитражное письмо.
  8. Письмо-напоминание.
  9. Письмо-подтверждение.
  10. Письмо-просьба.
  11. Письмо-извещение.

Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее.

Сопроводительные служебные письма

Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостям…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму.

СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.

Письмо-приглашение

Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.

Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо

Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения. У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц. Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.

Рекламное письмо

По сути этот вид письма тоже является информационным, но он должен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу. Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое.

Гарантийное письмо

Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.

Претензионное письмо

Этот тип письма ещё называется рекламационным. В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.

Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены письменно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.

  1. Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
  2. В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
  3. Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).
Читайте также  Доплата ветеранам труда в 2020 году за выслугу лет

СПРАВКА! Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя.

Письмо-запрос

Этот тип документа направляется адресату для получения официальной информации. Текст документа должен содержать четкое и конкретное обоснование необходимости получения данных. Это могут быть нормативные акты, ссылки на законы. Эти письма должны быть подписаны официально уполномоченным должностным лицом.

На письмо-запрос всегда должен быть отправлен письмо-ответ.

Письмо-напоминание

Этот вид писем применяется тогда, когда компания не выполняет свои функции, а только выступает посредником. Чаще всего такое письмо состоит из нескольких частей. В первой части идут ссылки на документ, в котором написаны обязательства. Вторая часть содержит просьбу выполнить какие-то действия.

Письмо-извещение

Этот документ дает информацию о событиях, мероприятиях. Такие письма рассылаются сразу многим компаниям или конкретным людям для того, чтобы они приняли участие в этом мероприятии. В таких письмах может содержаться информация не только о самом мероприятии, его дате и месте проведения, но и призыв к участию. Также такие письма могут содержать приложения, к примеру, анкету участника, а также программу мероприятия. В таких письмах адресат обычно не указывается, так как оно отправляется целому списку людей. Подпись на письме должна быть того человека, который ответственен за проведение мероприятия.

Заключение

В статье были описаны самые распространенные типы служебных писем, а также некоторые правила их написания. Как стало понятно из статьи, в написании служебных писем нет ничего сложного. Теперь вы с легкостью сможете написать любое служебное письмо, сделав это правильно.

Источник:
http://onlineserviceip.ru/dokumenty/sluzhebnoe-pismo-pravila-oformleniya.html

Служебное письмо

Виды служебных писем

В процессе деятельности любая организация взаимодействует с внешним миром, будь то контрагенты или контролирующие органы, посторонние физические лица – возможные потребители услуг или благотворительные организации. В связи с этим различаются следующие виды писем:

Все эти документы могут считаться служебными письмами.

Особенности составления служебных писем

К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:

  1. письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
  2. письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
  3. письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
  4. письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
  5. поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.

Форма служебного письма

Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.

В служебном письме вне зависимости от его подвида должны иметься следующие структурные элементы:

  • «шапка», содержащая реквизиты организации (при отправлении письма на бланке ее заменит бланк);
  • название письма (опционально, но желательно);
  • вступление, в котором излагаются поводы для написания письма («Во исполнение договора…», «С целью организации мероприятия…», «На основании вашего запроса…»;
  • непосредственно текст письма, содержащий в себе изложение просьбы/информации и т.п.;
  • завершающая часть, в которой, если необходимо, указываются просьба, пожелание, выражается надежда на сотрудничество;
  • список приложений, если имеются;
  • подпись руководителя – автора письма.

После подписания руководителем письму присваиваются дата и исходящий номер.

Особенности отправки служебных писем

Отправку служебной корреспонденции почтой рекомендуется осуществлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой способ хорош тем, что при оформления заказного письма забрать его из отделения почты сможет только адресат или его представитель по доверенности, которому при этом будет предложено заполнить уведомление о вручении.

Уведомление о вручении направляется отправителю и содержит в себе дату вручения письма и информацию о лице, которое его получило, и в дальнейшем может служить доказательством получения корреспонденции даже для суда.

Источник:
http://zakonius.ru/obrazec/sluzhebnoe-pismo

Пример служебного письма. Требования к служебным письмам

Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.

Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.

Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.

Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.

Служебное письмо — это письменный документ, который может быть:

  • ответом на более ранние запросы и документы;
  • сопроводительным элементом к прочим документам;
  • инициативным письмом.

Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.

Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.

В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:

  • Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
  • Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
  • Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
  • Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена ​​верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
  • Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
  • Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.

Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:

  • запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
  • требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
  • ответ: это ответ на запрос, предложение;
  • претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение — побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
  • поздравления, отправленные во время официальных праздников;
  • благодарность: ориентирована ​​компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
  • запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.

Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.

Особенности

Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:

  • Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
  • Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
  • Отражение одного вопроса.
  • Текст излагается в третьем лице и единственном числе.

Структура и содержание

Главным условием содержания служебного письма является краткость. До того как написать письмо, необходимо продумать его содержание и представить сущность вопроса в более понятной и обычной форме. В соответствии с принятыми эталонами, служебное письмо не должно занимать более одного листа. Заглавие не должно быть написано маленькими буквами.

Читайте также  3 страны: куда можно переехать жить в пожилом возрасте

В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ. В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д. Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.

Чтоб облегчить работу с огромным числом писем с похожим содержанием, можно создать шаблоны, в которых определенные данные будут вводиться в пустые поля.

Образец служебного письма

Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.

Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:

  • детали организации находятся в центре формы;
  • данные получателя справа вверху;
  • в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;
  • указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
  • изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
  • изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
  • подпись и инициалы.

Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.

Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

  • заглавие компании (организация, компания);
  • отдел, в который отправляется официальное письмо;
  • должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
  • адрес получателя;
  • дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
  • заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Основы оформления

Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.

При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:

  • оно должно быть написано на специальном бланке;
  • форма обязана содержать все детали организации;
  • готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах — печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
  • в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
  • верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
  • вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
  • письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
  • тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.

Основные требования

Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

  • Изначально надо конкретизировать цель письма.
  • Обозначить вид или его тип.
  • Мысли надо излагать четко и ясно.
  • Прописать ожидаемые от адресата действия.
  • Определить срочность письма.
  • Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
  • Суть претензии надо излагать точно и четко.
  • Факты должны быть конкретными и реальными.
  • Правильное размещение реквизитов.
  • Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
  • Не применять категоричных выражений.

Основные правила

Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:

  • составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
  • обязательно указание реквизитов;
  • рассмотрение только одного вопроса;
  • информация излагается кратко, но понятно;
  • при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.

Основы написания

В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

Источник:
http://news4auto.ru/primer-slyjebnogo-pisma-trebovaniia-k-slyjebnym-pismam/

Понятие «служебное письмо». Классификация служебных писем

Служебное письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре на регламентированные и нерегламентированные и т.д. По функциональному признаку письма подразделяются: на циркулярные письма — обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носят распорядительный характер;

письма-запросы, в которых покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок;

гарантийные письма — направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий;

оферта — письменное предложение одного лица (оферента), выражающего желание заключить договор с другим лицом (акцептантом);

рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства;

сопроводительные письма — составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей;

письма-подтверждения — высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей;

письма-извещения, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов: «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

К числу писем функционального характера относятся также письма-напоминания, письма-просьбы, информационные письма, письма- приглашения, рекламные письма и ряд других.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом (секретные, для служебного пользования, конфиденциальные).

По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций и директивные — обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Источник:
http://bstudy.net/739212/ekonomika/ponyatie_sluzhebnoe_pismo_klassifikatsiya_sluzhebnyh_pisem