Акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
  • Источник:
    http://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-pechati/

    Акт приема-передачи печати – бланк и образец 2020 года

    Обычно передаточный акт оформляется в тех ситуациях, когда какая-либо ценность, за которую отвечает один сотрудник компании, переходит в распоряжение другого работника. К таким ценностям относится печать организации. Документальным подтверждением перехода печати между ответственными лицами является акт приема-передачи.

    Файлы для скачивания:

    Для оформления этого документа нет необходимости использовать унифицированный бланк. Акт разрешено составлять в свободном стиле. Хотя практика показывает, многие организации разрабатывают и утверждают для этих целей специальные шаблоны. Однако при этом необходимо помнить, независимо от выбранного способа оформления, здесь обязательно должна присутствовать следующая информация:

    • название фирмы, которой принадлежит передаваемая печать;
    • ФИО и должности работников, между которыми происходит передача;
    • причина перехода печати от одного лица другому;
    • дата, до которой печать должна быть передана новому ответственному работнику;
    • оттиск передаваемой печати;
    • подписи сдающего и принимающего

    После того, как документ подписан, сотрудник, за которым числилась печать, больше не несет за нее никакой ответственности. С этого момента ее сохранность должна обеспечивать принимающая сторона.

    (Видео: “Акт приема-передачи как финальная точка сделки”)

    Кто обязан пользоваться печатями

    Многие называют печать пережитком прошлой эпохи. Однако при этом большое количество организаций продолжает ее использовать. Это не только государственные учреждения, но и представители различного рода бизнеса.

    Наверняка многие знают, до 2016 года каждая компания должна была использовать в своей деятельности печати. Однако с 2016 года это правило изменилось. Хотя теперь нет необходимости использовать оттиски, многие компании имеют право делать это по собственному желанию. Естественно, нормы использования печати должны быть отображены в учетной политике. Многие компании продолжают использовать печать, так как именно она является подтверждением совершения того или иного действия. И если подпись еще можно подделать, то уникальную печать конкретной организации подделать не получится.

    Что касается лиц, которые имеют право использовать печать, то они выбираются исключительно руководителем. Кроме самого управленца, ставить оттиски на документах могут юристы, бухгалтеры, другие уполномоченные сотрудники.

    Зачем нужен акт

    В любой организации печать является имуществом, доступ к которому имеется далеко не у каждого сотрудника. Это охраняемый объект, который обычно находится в сейфе. Соответственно, доступ к печати имеет ограниченный круг лиц. За ее сохранность отвечает специально назначенный работник. Необязательно, чтобы это был директор. Ответственным за печать может быть назначен и другой сотрудник.

    Не имеет значения, на каких документах проставляются оттиски. Без печатей они могут считаться недействительными. Как правило, печать содержит сведения о фирме, ее реквизиты, какие-то дополнительные обозначения. Обычно в компании принимаются различные меры по предотвращению попадания печати в посторонние руки.

    Стоит отметить, по закону передача печати может быть выполнена без оформления передаточного акта. Но в такой ситуации руководство может столкнуться с серьезными проблемами. Например, если будет оформлен незаконный документ, или произойдет какая-то другая внештатная ситуация. В таких ситуациях виновного сотрудника определить достаточно сложно. Именно поэтому практически на всех предприятиях внутренние правила обязывают оформлять акт.

    Читайте также  Платят ли отпускные по совместительству внутреннем и внешнем

    Кто составляет акт приема-передачи печати

    Что касается сотрудника, который будет вносить сведения в документ, то это может быть, как принимающая, так и передающая сторона. Кроме этого, руководитель может возложить эту обязанность на какого-то другого работника. Но и в этом случае акт составляется от имени сторон. Подтверждая факт передачи и получения печати, ответственные сотрудники проставляют в документе свои автографы.

    В каких случаях используется акт приема-передачи

    Название документа говорит само за себя. При помощи этого акта стороны документально фиксируют факт передачи печати. Что касается причин ее перехода от одного сотрудника другому, то их может быть несколько:

    1. Работник, отвечающий за печать, временно отсутствует. Это может быть отпуск, больничный, командировка.
    2. Прежний сотрудник, который должен следить за печатью, увольняется, или руководитель перестал ему доверять. Соответственно, при этом директор назначает нового ответственного работника.
    3. Печать может передаваться, если от имени ее владельца заверять документы будет другая организация. Естественно, такая передача также должна сопровождаться оформлением акта.

    Правила оформления

    Документ разрешается заполнять не только на компьютере, но и от руки. Преимущественно организации используют для этого ранее утвержденные шаблоны. Хотя для составления акта подойдет обычный лист формата А4. Документ должен быть оформлен в трех экземплярах: по одному для бывшего и будущего ответственного лица, и один для компании.

    После оформления акта и непосредственной передаче печати в журнале, который предназначен для ведения внутренних документов компании, делается соответствующая отметка. После этого копия, предназначенная для организации, отправляется на хранение в архив. Здесь данный документ должен храниться в течение трех лет.

    Сотрудник, который вносит информацию в документ, должен быть предельно внимательным. Нужно постараться избежать каких-либо ошибок. Даже малейшая опечатка может вызывать определенные неприятности. Например, если неправильно написать фамилию принимающей стороны, то после передачи печати за нее принимающая сторона не будет отвечать. Ведь по документам ответственность несет человек с другой фамилией. Поэтому акт может быть признан недействительным.

    Порядок составления акта приема-передачи печати

    Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:

    1. Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
    2. Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
    3. Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
    4. В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
    5. В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
    6. Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.

    Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной. По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.

    Источник:
    http://aktinfo.com/priema-peredachi-pechati/

    Образец акта приёма-передачи печати

    Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

    Кто обязан пользоваться печатями

    Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

    С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

    В каких случаях используется акт приема-передачи

    Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

    Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).

    Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).

    Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

    Кто составляет акт

    Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

    Правила составления акта

    На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

    В акте обязательно должно быть указано:

    наименование компании — владельца печати,

    должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника

    и того, которому она передается,

    нужно отразить причину передачи,

    дату, до которой печать переходит в другие руки,

    поставить оттиск печати,

    подписи обоих сотрудников.

    С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

    Правила оформления акта

    Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

    Документ создается в трех экземплярах:

    один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,

    второй поступает во владение будущему ответственному лицу,

    третий передается в компанию.

    После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

    Образец акта приёма-передачи печати

    В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.

    Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

    Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:

    полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),

    повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,

    должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,

    должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

    В этом же абзаце нужно вписать,

    на основании каких документов действуют сотрудники

    и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.

    Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).

    В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

    Акт приема-передачи печати

    «12» марта 2017 г.

    В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от «12» марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от «12» марта 2017 г. и доверенности от «01» декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:

    Читайте также  Будут ли штрафовать с 1августа 2020 за отстуствие или просроченный техосмотр

    Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.

    Источник:
    http://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-prijoma-peredachi-pechati.html

    Как составить акт приема-передачи печати и штампа: 6 правил

    Кто составляет акт приема-передачи печати?

    С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.

    ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.

    Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.

    Понятие и предназначение акта приема-передачи

    Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.

    В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете здесь.

    Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.

    Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.

    Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.

    Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:

    Кто и когда формирует этот акт

    Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:

    • ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
    • назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
    • при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.

    Правила и этапы передачи печати или штампа

    Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:

    • обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить акт приёма-передачи материальных ценностей другому лицу – читайте по ссылке;
    • допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
    • при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
    • храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.

    Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.

    Образец акта приема-передачи печати.

    Форма акта приема-передачи печати и штампа

    Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:

    • в самом начале и посередине указывается наименование документации;
    • приводится суть акта;
    • фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
    • далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
    • ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
    • в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.

    При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.

    Правила и этапы составления документа

    При формировании акта выполняются действия:

    • вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
    • указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
    • отражается, по какой причине она отдаетс;
    • указывается дата передачи печати;
    • ставится ее оттиск;
    • внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.

    Как избежать ошибок

    Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:

    • допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
    • разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
    • делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
    • после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
    • хранится акт не меньше трех лет;
    • особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
    • процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.

    Заключение

    Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.

    Как правильно вести на предприятии журнал учета печатей и штампов и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке.

    Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах. Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил.

    В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео:

    Источник:
    http://fbm.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/akt-priema-peredachi-pechati.html

    Акт приема передачи печати образец: структура акта и правила его составления

    Печати играют огромное значение в документообороте каждого предприятия, поскольку именно они придают тем или иным документам статус законности. Во избежание злоупотребления печатями и прочей штемпельной продукцией руководство предприятий предпочитает держать их в сейфах, куда обеспечивается доступ лишь немногим сотрудникам. Если по определенным причинам требуется передача такой печати, в обязанности сотрудников входит обязательное фиксирование этого акта. Для фиксации процедуры используется акт приема-передачи печати. Образец этого акта, а также правила его составления и являются темой сегодняшней статьи.

    Акт приема передачи печати образец

    Назначение акта приема передачи печати

    Вопреки активному распространению цифровых аналогов подписей и штампов, печати не теряют своей актуальности для делопроизводства и на данный момент. Еще в шестнадцатом году законодательством была предпринята попытка упрощения методов применения оттисков штемпельной продукции для оптимизации документооборота. Потому от использования оттисков на сегодня освобождены многие юридические лица. Среди таких юрлиц значатся следующие:

    • коммерческие предприятия (при этом их род занятий может быть совершенно любым);
    • бизнес – вне значимости от его размера (крупный, средний и малый).

    Акт приема-передачи позволяет осуществить передачу печати законно и безопасно

    Основное значение печати заключается в придании тому или иному документу юридической силы. То есть, печать выступает своего рода заверителем того факта, что бумага была составлена корректным образом и может быть использована в документообороте. На оттисках штемпелей, как правило, располагаются сведения о реквизитах предприятия и прочие данные, которые тот или иной руководитель решит разместить.

    Видео: Зачем нужен акт приема-передачи

    Защита печати

    В связи с тем, что штемпельная продукция обладает большой значимостью, доступ к ней тщательно ограничивается во избежание злоупотребления. Если печать перейдет к мошенникам, то у руководителей предприятия появятся серьезные проблемы. Как правило, контроль за состоянием печати ложится на плечи одного из сотрудников организации. Этот сотрудник будет нести ответственность за то, насколько сохранна печать и пресекать попытки воспользоваться ей без соответствующей причины.

    Читайте также  Пищевая лаборатория

    Для хранения печати многие руководители предпочитают приобретать сейфы

    Для данных целей выбираются люди, занимающие высокие должности и наиболее приближенные к начальству. Перед тем, как передать соответствующему работнику печать, начальство в обязательном порядке оформляет специальный приказ, который фиксирует передачу ответственности. Иногда эту работу и вовсе берет на себя руководитель организации, чтобы избежать посредников.

    Справка. Для удобства хранения печати нередко используются сейфы, воспользоваться которыми может лишь небольшое количество работников.

    Передача печати

    В определенных ситуациях руководству той или иной компании требуется передать печать тому или иному лицу Поскольку эта операция не является безопасной, начальство обязано оформить акт приема-передачи печати, который сможет подстраховать его в случае различных непредвиденностей.

    Передача печати должна быть обязательно задокументирована

    Несмотря на то, что охватить точный перечень обстоятельств, в которых составление данного акта необходимо, едва ли возможно, остановимся на основных сценариях:

    • сотрудник, ответственный за печать, отсутствует на своем рабочем месте. Причиной отсутствия может быть отпуск (обычный или больничный) или продолжительная командировка. В связи с этим, право воспользоваться печатью должно быть передано другому работнику;
    • руководство предприятия решило передать функции ответственного за печать лица другому сотруднику. Обычно такие перестановки происходят в тех случаях, когда прежний «хранитель» печати увольняется или совершает грубую ошибку, из-за которой теряет к себе доверие начальства;
    • печатью данного предприятия хочет воспользоваться ответственный сотрудник другого предприятия, причем право использования печати оговаривается взаимным соглашением. На этом основании сотрудник дружественного предприятия имеет право ее использовать для заверения некоторых документов.

    Передача печати может потребоваться в том случае, если она нужно сотруднику другой фирмы для подписания документов

    Порядок составления акта

    Как нетрудно догадаться, в акте приема-передачи печати задействованы два субъекта:

    • сотрудник, на которого была возложена ответственность за печать;
    • сотрудник, который ее получит в результате акта.

    Важно. Для того, чтобы акт стал действителен, каждой из сторон соглашения потребуется поставить свою подпись.

    Если говорить о наличии строгих правил в оформлении акта приема-передачи, то на текущий момент они отсутствуют. Универсальные стандарты для составления документов данного типа не разработаны, а потому допускают определенную степень вольности со стороны каждого предприятия и выглядят по-разному.

    Образец акта приема-передачи печати

    Оформление акта приема-передачи основывается на двух параметрах:

    • правила ведения документооборота, установленные на корпоративном уровне;
    • локальная нормативная документация.

    Соответственно, акт должен соответствовать логике ведения документов в конкретной компании – этого вполне достаточно для того, чтобы он имел свою законную силу. Для таких целей у большинства крупных предприятий разрабатываются группы шаблонов, применяемые для внутреннего документооборота.

    Структура акта

    Несмотря на некоторую свободу, рассматриваемый документ должен следовать фиксированному набору требований. Вне зависимости от того, какой компанией создается акт приема-передачи печати, он должен непременно включать в себя следующие элементы:

    • наименование предприятия, которое является владельцем штемпельной продукции (указывается в середине листа);
    • Ф.И.О. и должность работника, который отвечает за сохранение печати;
    • Ф.И.О. и должность работника, которому печать передается;
    • основание, которое послужило причиной для передачи печати;
    • дата, на которую приходится передача;
    • образец оттиска;
    • реквизиты приказа;
    • подписи обеих сторон, участвующих в акте передачи.

    После подписания акта, ответственность переходит к новому держателю печати

    Как только сотрудники подписывают данный документ, ответственность за переданную печать переходит к ее текущему держателю.

    Образец акта приема-передачи печати можно скачать здесь.

    Особенности заполнения

    Иногда, даже при условии сохранения структуры акта приема-передачи, сотрудники совершают небольшие ошибки, которые приводят к тому, что документ признается некорректным. Поэтому в данном разделе мы укажем на некоторые незначительные детали, которые помогут составить документ правильно и избежать обидных недочетов.

    Для того, чтобы акт имел юридическую силу, следует составлять его корректно

    К числу таких деталей можно отнести следующие:

    • для оформления акта приема-передачи разрешается использование не только фирменных бланков предприятия, но и стандартных листов формата А4;
    • документ может быть заполнен как вручную, так и при помощи компьютера;
    • необходимо составить документ в количестве трех штук. Первый экземпляр останется у прежнего сотрудника, отвечавшего за печать, второй – у сотрудника, которому были переданы полномочия, а третий будет хранится в архивах организации для отчетностей и прочих целей;
    • факт передачи печати должен быть непременно зафиксирован в специальном журнале, в котором отмечаются все манипуляции с документами;

    Факт передачи печати должен быть отмечен в журнале организации

    Список требований к печатям для документов

    Напоследок поговорим о том, какие требования предъявляются законодательством к печатям на 2019 год, предъявляемые к ИП. В первую очередь, хотелось бы отметить двойственность сложившейся ситуации – несмотря на отсутствие официального свода правил создания печатей, их изготовители опираются на распоряжение мэра Москвы номер 843, как основу. Предусматриваются 3 наиболее распространенных разновидности клише, применяемых для изготовки данной продукции.

    Таблица 1. Разновидности клише

    Источник:
    http://yr-expert.com/akt-priema-peredachi-pechati-obrazecz/

    Акт приема-передачи печати

    Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

    Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

    Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

    В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

    Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

    В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

    Составляем акт приема-передачи печати

    Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

    Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах – для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

    Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

    Источник:
    http://glavkniga.ru/forms/746